Hãy hình dung tình huống này: Kế toán của bạn yêu cầu chi phí marketing của quý trước, nhưng bạn thấy chúng nằm rải rác trên hàng chục danh mục khác nhau - một số được gắn nhãn "Quảng cáo", một số khác là "Khuyến mãi", và một số được lưu trữ một cách bí ẩn dưới mục "Linh tinh". Trong khi đó, các khoản mua hàng tồn kho của bạn bị trộn lẫn với vật tư văn phòng, và không ai nhớ được tài khoản nào theo dõi các gói đăng ký phần mềm. Nghe quen không? Sự hỗn loạn này thường là kết quả trực tiếp của một hệ thống tài khoản không được tổ chức hoặc có cấu trúc kém.
Một hệ thống tài khoản được thiết kế tốt đóng vai trò là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán của bạn. Nó quyết định cách dữ liệu tài chính lưu chuyển qua tổ chức của bạn, cách các báo cáo được tạo ra, và cuối cùng, bạn hiểu sức khỏe tài chính của doanh nghiệp tốt đến mức nào. Tuy nhiên, nhiều công ty hoặc áp dụng một mẫu chung mà không tùy chỉnh hoặc để hệ thống tài khoản của họ phát triển một cách tự nhiên mà không có kế hoạch chiến lược - cả hai cách tiếp cận đều dẫn đến sự nhầm lẫn và kém hiệu quả.
Hệ thống tài khoản là gì?
Hệ thống tài khoản (COA - Chart of Accounts) là danh sách toàn diện của mọi tài khoản trong sổ cái chung của bạn, được tổ chức thành các danh mục hợp lý và thường được xác định bằng các số tài khoản duy nhất. Hãy coi nó như một chỉ mục hoặc thư mục cho tất cả các nơi mà các giao dịch tài chính có thể được ghi lại. Mỗi khi tiền đi vào hoặc ra khỏi doanh nghiệp của bạn - dù thông qua bán hàng, chi phí, khoản vay, hoặc mua tài sản - nó được ghi vào một hoặc nhiều tài khoản này.
Hệ thống tài khoản phục vụ nhiều chức năng quan trọng. Thứ nhất, nó cung cấp một khuôn khổ chuẩn hóa để ghi lại các giao dịch một cách nhất quán trên toàn tổ chức của bạn. Thứ hai, nó cho phép báo cáo tài chính có ý nghĩa bằng cách nhóm các giao dịch tương tự lại với nhau. Thứ ba, nó hỗ trợ phân tích và ra quyết định bằng cách cho phép bạn theo dõi các danh mục cụ thể của thu nhập và chi phí theo thời gian. Cuối cùng, nó đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và quy định thuế bằng cách duy trì sự phân tách đúng đắn giữa các loại hoạt động tài chính khác nhau.
Không có hệ thống tài khoản, hồ sơ tài chính của bạn sẽ chỉ là một danh sách các giao dịch theo thứ tự thời gian - không thể phân tích, khó báo cáo, và hầu như vô dụng cho việc ra quyết định chiến lược.
Năm danh mục tài khoản chuẩn
Mọi hệ thống tài khoản đều được xây dựng xung quanh năm danh mục cơ bản phù hợp với phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Các danh mục này tạo thành cấu trúc của hai báo cáo tài chính chính của bạn - bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
1. Tài sản (Bảng cân đối kế toán)
Tài sản đại diện cho mọi thứ doanh nghiệp của bạn sở hữu có giá trị kinh tế. Chúng thường được chia thành tài sản ngắn hạn (dự kiến chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm) và tài sản dài hạn hoặc tài sản cố định (nắm giữ dài hạn). Các tài khoản tài sản phổ biến bao gồm:
Tài sản ngắn hạn: Tiền mặt và các khoản tương đương tiền, phải thu khách hàng, hàng tồn kho, chi phí trả trước và đầu tư ngắn hạn. Tài sản cố định: Đất đai, nhà cửa, thiết bị, phương tiện, đồ nội thất và các tài khoản khấu hao lũy kế. Tài sản vô hình: Bằng sáng chế, thương hiệu, lợi thế thương mại và giấy phép phần mềm.
2. Nợ phải trả (Bảng cân đối kế toán)
Nợ phải trả đại diện cho những gì doanh nghiệp của bạn nợ người khác. Giống như tài sản, chúng được chia thành nợ ngắn hạn (đến hạn trong vòng một năm) và nợ dài hạn. Các tài khoản nợ phải trả điển hình bao gồm:
Nợ ngắn hạn: Phải trả nhà cung cấp, chi phí phải trả, vay ngắn hạn, doanh thu chưa thực hiện, các khoản phải trả liên quan đến lương và phần nợ dài hạn đến hạn trong năm. Nợ dài hạn: Thế chấp, trái phiếu phải trả, vay dài hạn, nợ thuế hoãn lại và nghĩa vụ lương hưu.
3. Vốn chủ sở hữu (Bảng cân đối kế toán)
Vốn chủ sở hữu đại diện cho lợi ích còn lại của chủ sở hữu trong doanh nghiệp sau khi trừ đi tất cả các khoản nợ phải trả từ tài sản. Cấu trúc khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp. Đối với công ty cổ phần: cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận giữ lại và cổ phiếu quỹ. Đối với công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân: vốn chủ sở hữu, rút vốn chủ sở hữu và tài khoản vốn đối tác.
4. Doanh thu (Báo cáo kết quả kinh doanh)
Các tài khoản doanh thu theo dõi tất cả thu nhập được tạo ra từ hoạt động kinh doanh của bạn. Trong khi các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng một tài khoản doanh thu duy nhất, các tổ chức lớn hơn thường tách các nguồn doanh thu để phân tích tốt hơn. Các danh mục bao gồm: doanh thu hoạt động từ các hoạt động kinh doanh chính, doanh thu dịch vụ, doanh thu bán sản phẩm, thu nhập lãi, thu nhập cho thuê và lãi từ bán tài sản.
5. Chi phí (Báo cáo kết quả kinh doanh)
Các tài khoản chi phí ghi lại tất cả các khoản chi phí phát sinh trong việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Danh mục này thường có nhiều tài khoản nhất do tính chất đa dạng của chi phí kinh doanh. Các nhóm phổ biến bao gồm: giá vốn hàng bán (COGS), chi phí hoạt động (thuê mặt bằng, tiện ích, lương), chi phí bán hàng và marketing, chi phí quản lý, khấu hao và phân bổ, chi phí lãi vay và chi phí thuế.
Hệ thống đánh số tài khoản
Một hệ thống đánh số được thiết kế tốt làm cho hệ thống tài khoản của bạn trực quan để điều hướng và để lại chỗ cho sự phát triển. Mặc dù các quy ước đánh số khác nhau, hầu hết đều tuân theo các nguyên tắc tương tự. Chữ số đầu tiên thường chỉ ra danh mục tài khoản, các chữ số tiếp theo cung cấp các cấp độ phân loại bổ sung, và các khoảng trống được để lại giữa các số để cho phép bổ sung trong tương lai.
Một quy ước đánh số bốn chữ số phổ biến hoạt động như sau: 1000-1999 cho Tài sản, 2000-2999 cho Nợ phải trả, 3000-3999 cho Vốn chủ sở hữu, 4000-4999 cho Doanh thu, và 5000-9999 cho Chi phí. Trong mỗi phạm vi, sự phân chia thêm cung cấp chi tiết hơn. Ví dụ, trong Tài sản: 1000-1099 có thể bao gồm các tài khoản Tiền mặt, 1100-1199 cho Phải thu, 1200-1299 cho Hàng tồn kho, v.v.
Một số tổ chức sử dụng hệ thống đánh số dài hơn để chứa các chiều bổ sung. Một hệ thống bảy chữ số có thể bao gồm mã phòng ban, định danh địa điểm hoặc số dự án. Ví dụ, 5100-01-001 có thể đại diện cho Chi phí Marketing (5100) cho Phòng ban 01 tại Địa điểm 001. Điều quan trọng là cân bằng giữa chi tiết và khả năng sử dụng - quá nhiều chữ số trở nên khó sử dụng, trong khi quá ít sẽ hạn chế khả năng phân tích.
Thiết kế cấu trúc hệ thống tài khoản của bạn
Tạo một hệ thống tài khoản hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa các ưu tiên cạnh tranh. Bạn cần đủ chi tiết để hỗ trợ phân tích có ý nghĩa nhưng không quá nhiều đến mức việc nhập dữ liệu trở nên gánh nặng. Bạn cần sự chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán nhưng cũng cần sự linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh độc đáo. Đây là cách tiếp cận có hệ thống để thiết kế cấu trúc của bạn.
Bắt đầu với các yêu cầu báo cáo của bạn. Bạn cần tạo ra những báo cáo tài chính nào? Bạn theo dõi những chỉ số hiệu suất chính nào? Các bên liên quan, nhà đầu tư hoặc người cho vay yêu cầu thông tin gì? Hệ thống tài khoản của bạn nên hỗ trợ trực tiếp các đầu ra này. Nếu bạn cần báo cáo chi phí marketing riêng biệt với chi phí quản lý chung, hãy đảm bảo cấu trúc của bạn cho phép sự tách biệt đó.
Xem xét ngành nghề và các yêu cầu quy định của bạn. Các ngành khác nhau có các nghĩa vụ báo cáo cụ thể. Các tổ chức y tế phải theo dõi một số danh mục cho báo cáo Medicare. Các nhà thầu chính phủ cần cấu trúc hỗ trợ các tiêu chuẩn kế toán chi phí. Các tổ chức phi lợi nhuận yêu cầu khả năng kế toán quỹ. Nghiên cứu các mẫu hệ thống tài khoản cụ thể theo ngành làm điểm khởi đầu.
Lập kế hoạch cho tương lai. Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển, và hệ thống tài khoản của bạn nên đáp ứng sự tăng trưởng. Để lại khoảng trống trong việc đánh số cho các tài khoản mới. Tạo các danh mục giữ chỗ cho việc mở rộng dự kiến. Xây dựng sự linh hoạt mà không làm phức tạp quá mức cấu trúc hiện tại.
Tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn
Trong khi các danh mục chuẩn cung cấp nền tảng, mỗi doanh nghiệp cần một mức độ tùy chỉnh nhất định. Một công ty bán lẻ sẽ có các tài khoản hàng tồn kho và giá vốn hàng bán mở rộng, trong khi một doanh nghiệp dịch vụ có thể cần các danh mục doanh thu chi tiết hơn cho các dòng dịch vụ khác nhau. Một công ty sản xuất yêu cầu các tài khoản cho hàng tồn kho đang sản xuất, trong khi một công ty phần mềm có thể theo dõi chi phí phát triển được vốn hóa.
Xem xét việc triển khai các tài khoản phụ hoặc các chiều thay vì tạo các tài khoản chính hoàn toàn mới cho mọi biến thể. Ví dụ, thay vì tạo các tài khoản riêng cho "Vật tư văn phòng - Trụ sở chính", "Vật tư văn phòng - Chi nhánh A" và "Vật tư văn phòng - Chi nhánh B", sử dụng một tài khoản Vật tư văn phòng duy nhất với các thẻ hoặc chiều địa điểm. Cách tiếp cận này giữ cho hệ thống của bạn sạch sẽ hơn trong khi vẫn duy trì khả năng phân tích.
Các doanh nghiệp đa pháp nhân đối mặt với độ phức tạp bổ sung. Bạn sẽ cần quyết định xem mỗi pháp nhân có hệ thống tài khoản riêng hoàn chỉnh hay bạn sẽ sử dụng một cấu trúc hợp nhất với các định danh pháp nhân. Hầu hết các hệ thống kế toán hiện đại hỗ trợ cả hai cách tiếp cận, nhưng lựa chọn của bạn ảnh hưởng đến tính linh hoạt trong báo cáo và xử lý các giao dịch liên công ty.
Các lỗi phổ biến cần tránh
Phức tạp hóa quá mức có lẽ là lỗi thường gặp nhất. Tạo một tài khoản cho mọi chi phí có thể tưởng tượng được sẽ dẫn đến một hệ thống phình to, không thể quản lý được. Nếu một tài khoản hiếm khi có giao dịch hoặc các giao dịch không quan trọng, hãy xem xét kết hợp nó với một danh mục rộng hơn. Một quy tắc tốt: nếu bạn không muốn thấy một tài khoản là một mục riêng trên báo cáo tài chính, nó có lẽ không nên là một tài khoản riêng.
Các quy ước đặt tên không nhất quán tạo ra sự nhầm lẫn và lỗi báo cáo. Thiết lập các quy tắc đặt tên rõ ràng và áp dụng chúng một cách nhất quán. Quyết định xem bạn sẽ sử dụng "Phải thu khách hàng" hay "Khoản phải thu" hay "A/R" và tuân thủ nó. Xác định cách bạn sẽ xử lý các từ viết tắt, viết hoa và các từ bổ nghĩa mô tả.
Bẫy "Linh tinh" bắt nhiều doanh nghiệp. Khi các giao dịch không phù hợp gọn gàng vào các tài khoản hiện có, có sự cám dỗ để đổ chúng vào một danh mục linh tinh. Theo thời gian, các tài khoản bao quát này trở thành các hố đen của dữ liệu chưa được phân loại. Đặt một chính sách: nếu các tài khoản linh tinh vượt quá một tỷ lệ nhất định của tổng chi phí, đã đến lúc tạo các tài khoản cụ thể hơn hoặc phân loại lại các giao dịch.
Việc không ghi chép mục đích của tài khoản dẫn đến việc sử dụng không nhất quán. Nhân viên mới hoặc kế toán viên có thể diễn giải tên tài khoản khác với ý định ban đầu. Tạo mô tả tài khoản cho mỗi tài khoản giải thích những gì nên và không nên được ghi ở đó, với các ví dụ về các giao dịch điển hình.
Duy trì và cập nhật hệ thống tài khoản của bạn
Hệ thống tài khoản không phải là tài liệu "thiết lập và quên". Bảo trì thường xuyên đảm bảo nó tiếp tục phục vụ nhu cầu của bạn khi doanh nghiệp phát triển. Lên lịch đánh giá hàng năm để đánh giá xem cấu trúc hiện tại của bạn có hỗ trợ các yêu cầu báo cáo không. Tìm các tài khoản không có hoạt động - chúng còn cần thiết không? Xác định các tài khoản mà các giao dịch thường xuyên bị mã hóa sai - việc đặt tên không rõ ràng hay danh mục được định nghĩa kém?
Khi thêm tài khoản mới, hãy tuân theo quy ước đánh số và tiêu chuẩn đặt tên đã được thiết lập. Ghi chép mục đích ngay lập tức. Xem xét xem một tài khoản mới có thực sự cần thiết hay một tài khoản hiện có với một chiều hoặc thẻ là đủ.
Hãy cẩn thận khi xóa hoặc đổi tên tài khoản giữa năm, vì điều này có thể ảnh hưởng đến báo cáo so sánh. Hầu hết các hệ thống kế toán cho phép bạn đánh dấu các tài khoản không hoạt động thay vì xóa chúng, bảo toàn dữ liệu lịch sử trong khi ngăn chặn các giao dịch mới. Nếu bạn phải thực hiện các thay đổi cấu trúc, hãy ghi chép kỹ lưỡng và xem xét tác động đến so sánh kỳ với kỳ.
Các phương pháp hay nhất để thành công với hệ thống tài khoản
Căn chỉnh với khả năng của phần mềm kế toán của bạn. Các hệ thống kế toán hiện đại cung cấp các tính năng như chiều, lớp hoặc danh mục theo dõi có thể giảm số lượng tài khoản cần thiết trong khi vẫn duy trì độ sâu phân tích. Hiểu các khả năng này trước khi thiết kế cấu trúc của bạn.
Tạo tài liệu chính sách hệ thống tài khoản. Điều này nên bao gồm quy ước đánh số của bạn, tiêu chuẩn đặt tên, quy trình yêu cầu tài khoản mới và hướng dẫn khi nào sử dụng tài khoản phụ so với chiều. Làm cho nó có thể truy cập được cho tất cả những người ghi nhận giao dịch.
Đào tạo nhóm của bạn một cách nhất quán. Mọi người ghi nhận giao dịch nên hiểu cấu trúc hệ thống tài khoản và cách chọn các tài khoản thích hợp. Đào tạo nhắc lại thường xuyên ngăn ngừa sự trôi dạt phân loại theo thời gian.
Sử dụng mô tả tài khoản một cách tích cực. Đừng chỉ tạo chúng và lưu trữ - tích hợp chúng vào hệ thống kế toán của bạn để chúng hiển thị trong quá trình nhập giao dịch. Hướng dẫn theo thời gian thực này cải thiện độ chính xác mã hóa.
Xem xét các tích hợp trong tương lai. Nếu bạn dự đoán sẽ kết nối hệ thống kế toán của mình với các nền tảng khác - quản lý hàng tồn kho, lương, theo dõi chi phí - hãy đảm bảo hệ thống tài khoản của bạn có thể đáp ứng luồng dữ liệu. Các dự án tích hợp thường gặp khó khăn do sự không khớp của hệ thống tài khoản.
Kết luận
Hệ thống tài khoản của bạn không chỉ là một yêu cầu hành chính - nó là một công cụ chiến lược định hình cách bạn nhìn và hiểu doanh nghiệp của mình. Một cấu trúc được thiết kế chu đáo biến đổi dữ liệu giao dịch thô thành thông tin tài chính có thể hành động. Nó cho phép báo cáo chính xác, hỗ trợ ra quyết định có thông tin và cung cấp nền tảng cho kiểm soát tài chính và tuân thủ.
Cho dù bạn đang thiết lập một hệ thống kế toán mới hay tái cấu trúc một hệ thống hiện có, hãy đầu tư thời gian để làm đúng hệ thống tài khoản của bạn. Bắt đầu với năm danh mục chuẩn, thiết kế một hệ thống đánh số hợp lý, tùy chỉnh cho nhu cầu cụ thể của bạn và thiết lập các quy trình bảo trì. Nỗ lực bạn bỏ ra cho yếu tố nền tảng này sẽ mang lại lợi ích cho toàn bộ hoạt động tài chính của tổ chức bạn trong nhiều năm tới.
