Nhà cung cấp lớn nhất của bạn vừa gửi hợp đồng mới. Ẩn trong các điều khoản nhỏ là một thay đổi đáng kể: họ đang chuyển từ điều khoản thanh toán Net 60 sang Net 30. Sự khác biệt 30 ngày đó có vẻ nhỏ trên giấy, nhưng đối với doanh nghiệp của bạn, điều đó có nghĩa là phải tìm thêm 150.000 đô la vốn lưu động mỗi tháng. Kịch bản này diễn ra ở các doanh nghiệp trên toàn thế giới, nhưng các điều khoản thanh toán vẫn là một trong những khía cạnh bị hiểu lầm nhất trong mối quan hệ với nhà cung cấp.
Các điều khoản thanh toán là kiến trúc sư thầm lặng của dòng tiền. Chúng xác định khi nào tiền rời khỏi tài khoản của bạn, bạn cần bao nhiêu vốn lưu động, và cuối cùng, doanh nghiệp của bạn duy trì bao nhiêu sự linh hoạt tài chính. Hiểu được các điều khoản này—và biết cách đàm phán—có thể là sự khác biệt giữa hoạt động thoải mái và khủng hoảng tiền mặt liên tục.
Hiểu về điều khoản thanh toán: Hướng dẫn toàn diện
Điều khoản thanh toán xác định khi nào thanh toán đến hạn sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao. Mặc dù chúng có thể xuất hiện như các chữ viết tắt đơn giản trên hóa đơn, mỗi điều khoản mang theo những hàm ý cụ thể cho cả người mua và người bán.
Giải thích điều khoản Net
"Net" trong điều khoản thanh toán đề cập đến tổng số tiền phải trả trong số ngày được chỉ định. Số sau "Net" chỉ ra hạn thanh toán tính từ ngày hóa đơn.
Net 30 là điều khoản thanh toán phổ biến nhất trong các giao dịch kinh doanh. Thanh toán đến hạn trong vòng 30 ngày kể từ ngày hóa đơn. Điều khoản này cân bằng nhu cầu của người mua về thời gian xử lý hóa đơn và sắp xếp thanh toán với nhu cầu của người bán về việc thu tiền mặt kịp thời.
Net 60 kéo dài cửa sổ thanh toán lên 60 ngày, cho người mua thêm thời gian để chuyển đổi hàng tồn kho thành doanh số bán hàng hoặc thu từ khách hàng của chính họ trước khi thanh toán đến hạn. Điều khoản này phổ biến trong các ngành có chu kỳ bán hàng dài hơn hoặc nơi người mua có quyền đàm phán đáng kể.
Net 90 và hơn nữa ít phổ biến hơn nhưng tồn tại trong một số ngành, đặc biệt đối với các nhà bán lẻ lớn xử lý hàng tồn kho theo mùa hoặc trong thương mại quốc tế nơi có thời gian logistics dài hơn.
Điều khoản chiết khấu thanh toán sớm
Chiết khấu thanh toán sớm khuyến khích thanh toán nhanh hơn bằng cách cung cấp giảm giá theo phần trăm cho việc thanh toán trước ngày đến hạn tiêu chuẩn. Các điều khoản này được viết theo định dạng cụ thể:
2/10 Net 30 có nghĩa là chiết khấu 2% có sẵn nếu thanh toán trong vòng 10 ngày; nếu không, toàn bộ số tiền đến hạn trong 30 ngày. Điều khoản phổ biến này mang lại lợi nhuận hàng năm hiệu quả hơn 36%—làm cho việc nhận chiết khấu gần như luôn đáng giá đối với người mua có tiền mặt sẵn có.
1/10 Net 60 cung cấp chiết khấu 1% cho thanh toán trong vòng 10 ngày, với toàn bộ số tiền đến hạn trong 60 ngày. Thời hạn tiêu chuẩn dài hơn với chiết khấu nhỏ hơn phản ánh các tình huống mà thời gian thanh toán kéo dài là chuẩn mực.
Các cấu trúc thanh toán khác
CIA (Tiền mặt trả trước) yêu cầu thanh toán trước khi hàng gửi đi. Điều này bảo vệ người bán nhưng gây gánh nặng cho người mua với yêu cầu vốn trả trước.
COD (Thanh toán khi giao hàng) yêu cầu thanh toán khi hàng đến. Điều này chia sẻ rủi ro giữa người mua và người bán.
EOM (Cuối tháng) các điều khoản đặt ngày thanh toán đến hạn vào cuối tháng sau hóa đơn. Net 30 EOM có nghĩa là thanh toán đến hạn 30 ngày sau khi kết thúc tháng hóa đơn.
Toán học dòng tiền của điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến chu kỳ chuyển đổi tiền mặt của bạn—thời gian giữa việc trả cho nhà cung cấp và nhận thanh toán từ khách hàng. Hiểu mối quan hệ này là rất quan trọng cho việc lập kế hoạch tài chính.
Tác động đến vốn lưu động
Xem xét một doanh nghiệp với 500.000 đô la mua hàng từ nhà cung cấp hàng tháng. Sự khác biệt giữa điều khoản Net 30 và Net 60 đại diện cho 500.000 đô la vốn lưu động—tiền có sẵn cho hoạt động hoặc bị ràng buộc trong các khoản phải trả.
Đối với các doanh nghiệp đang phát triển, phép tính này trở nên quan trọng hơn. Một công ty mở rộng từ 500.000 đô la lên 750.000 đô la trong mua hàng hàng tháng theo điều khoản Net 30 cần tìm thêm 250.000 đô la vốn lưu động. Sự tăng trưởng tương tự theo điều khoản Net 60 cho phép vốn đó ở lại trong doanh nghiệp lâu hơn, giảm bớt áp lực tiền mặt của sự tăng trưởng.
Tối ưu hóa chu kỳ chuyển đổi tiền mặt
Kịch bản lý tưởng là khi điều khoản thanh toán của bạn cho nhà cung cấp vượt quá thời gian thu từ khách hàng. Nếu bạn bán theo điều khoản Net 30 và mua theo điều khoản Net 45, về lý thuyết bạn thu được thanh toán trước khi cần phải trả—tạo ra một chu kỳ tự tài trợ.
Tuy nhiên, thực tế phức tạp hơn. Khách hàng không phải lúc nào cũng trả đúng hạn, hàng tồn kho nằm chờ trước khi bán, và chi phí không khớp gọn gàng với doanh thu. Mục tiêu là tối ưu hóa từng thành phần trong khi duy trì kỳ vọng thực tế.
Tiêu chuẩn ngành: Điều gì là bình thường trong lĩnh vực của bạn
Điều khoản thanh toán khác nhau đáng kể giữa các ngành, phản ánh các mô hình kinh doanh khác nhau, động lực cạnh tranh và thông lệ lịch sử.
Bán lẻ và hàng tiêu dùng: Các nhà bán lẻ lớn thường yêu cầu điều khoản Net 60 hoặc Net 90 từ nhà cung cấp do sức mua của họ. Các nhà bán lẻ nhỏ hơn thường hoạt động trên Net 30.
Sản xuất: Net 30 là tiêu chuẩn cho nguyên liệu thô và linh kiện. Mua thiết bị vốn thường liên quan đến thanh toán tiến độ hoặc điều khoản mở rộng.
Dịch vụ chuyên nghiệp: Net 30 là phổ biến, mặc dù một số ngành như dịch vụ pháp lý có thể yêu cầu tiền đặt cọc hoặc chu kỳ thanh toán nhanh hơn.
Xây dựng: Thanh toán tiến độ dựa trên các cột mốc dự án là điển hình. Điều khoản thanh toán thường dao động từ Net 30 đến Net 45, với các điều khoản giữ lại một phần cho đến khi hoàn thành dự án.
Công nghệ và SaaS: Thanh toán trước hàng năm ngày càng phổ biến cho đăng ký phần mềm. Đối với phần cứng và mua hàng một lần, Net 30 vẫn là tiêu chuẩn.
Đàm phán điều khoản thanh toán tốt hơn
Điều khoản thanh toán thường có thể đàm phán được nhiều hơn doanh nghiệp nhận ra. Đàm phán thành công đòi hỏi hiểu những gì bạn mang lại và điều gì thúc đẩy nhà cung cấp của bạn.
Điểm đòn bẩy trong đàm phán
Khối lượng mua hàng là điểm đòn bẩy rõ ràng nhất. Nhà cung cấp thường cung cấp điều khoản mở rộng cho khách hàng lớn hơn vì giá trị trọn đời biện minh cho chi phí vốn lưu động bổ sung. Nếu bạn đang phát triển hoặc có thể hợp nhất mua hàng với ít nhà cung cấp hơn, hãy sử dụng điều này như một công cụ đàm phán.
Độ tin cậy thanh toán quan trọng như khối lượng. Một khách hàng nhỏ hơn trả tiền đúng hạn một cách nhất quán thường có giá trị hơn một khách hàng lớn hơn với mô hình thanh toán không thể đoán trước. Xây dựng hồ sơ thanh toán đáng tin cậy trước khi yêu cầu điều khoản mở rộng.
Thời gian quan hệ cũng quan trọng. Mối quan hệ nhà cung cấp lâu dài thường đi kèm với các lợi ích không chính thức, bao gồm các điều khoản thuận lợi hơn. Đừng đánh giá thấp giá trị của lòng trung thành, nhưng đừng ngại nhắc nhở nhà cung cấp về lịch sử cùng nhau của bạn.
Chiến lược đàm phán
Bắt đầu bằng cách hiểu các ràng buộc của nhà cung cấp. Họ có bị hạn chế về vốn không? Một nhà cung cấp nhỏ có thể thực sự gặp khó khăn khi cung cấp điều khoản Net 60, bất kể mối quan hệ của bạn. Họ có được thúc đẩy bởi hoa hồng không? Nhân viên bán hàng có thể có sự linh hoạt về điều khoản để chốt giao dịch.
Đề nghị điều gì đó đổi lại. Cam kết khối lượng lớn hơn, hợp đồng dài hơn, hoặc chấp nhận sắp xếp thanh toán tự động có thể biện minh cho các điều khoản tốt hơn. Đóng khung đàm phán như một điều chỉnh đối tác, không phải một yêu cầu.
Chọn thời điểm yêu cầu một cách chiến lược. Cuối quý hoặc năm, khi nhà cung cấp đang cố gắng đạt mục tiêu, có thể có nhiều sự linh hoạt hơn. Ra mắt sản phẩm mới hoặc tình huống cạnh tranh cũng tạo ra cơ hội.
Kinh tế học của chiết khấu thanh toán sớm
Chiết khấu thanh toán sớm xứng đáng được chú ý đặc biệt vì chúng đại diện cho một trong những cách sử dụng tiền mặt có lợi nhuận cao nhất.
Tính toán giá trị thực
Công thức tính lợi nhuận hàng năm từ chiết khấu thanh toán sớm là: (Phần trăm chiết khấu / (100 - Phần trăm chiết khấu)) × (365 / (Số ngày tiêu chuẩn - Số ngày chiết khấu))
Đối với 2/10 Net 30: (2/98) × (365/20) = 37,2% lợi nhuận hàng năm
Phép tính này cho thấy tại sao việc nhận chiết khấu thanh toán sớm gần như luôn có ý nghĩa tài chính. Trừ khi doanh nghiệp của bạn kiếm được lợi nhuận vượt quá 37% trên vốn triển khai, bạn nên nhận chiết khấu 2/10 Net 30 bất cứ khi nào có thể.
Khi nào nên bỏ qua chiết khấu
Có một số tình huống hạn chế mà việc bỏ qua chiết khấu thanh toán sớm có ý nghĩa. Nếu việc nhận chiết khấu yêu cầu vay ngắn hạn đắt đỏ với lãi suất vượt quá lợi nhuận hàng năm của chiết khấu, phép toán không hoạt động. Nếu cần tiền mặt cho các cơ hội có lợi nhuận cao hơn (hiếm), việc bảo toàn thanh khoản có thể có giá trị hơn.
Thanh toán trễ: Hậu quả và cân nhắc
Trong khi việc kéo dài thanh toán vượt quá các điều khoản đã thỏa thuận có vẻ như là tài trợ miễn phí, chi phí ẩn thường vượt quá lợi ích.
Chi phí trực tiếp
Phí thanh toán trễ thường dao động từ 1-2% mỗi tháng trên số tiền quá hạn. Một số hợp đồng bao gồm các điều khoản phạt leo thang theo thời gian trễ. Những chi phí trực tiếp này nhanh chóng vượt quá lợi ích của việc giữ tiền mặt.
Thiệt hại quan hệ
Thanh toán trễ mãn tính làm hỏng mối quan hệ với nhà cung cấp theo những cách có thể không thấy ngay lập tức. Bạn có thể mất ưu tiên phân bổ trong thời kỳ thiếu hụt, bỏ lỡ quyền truy cập sản phẩm mới, hoặc thấy nhà cung cấp ít sẵn lòng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt. Trong trường hợp cực đoan, nhà cung cấp có thể từ chối tiếp tục mối quan hệ hoàn toàn.
Tác động đến tín dụng
Các cơ quan báo cáo tín dụng doanh nghiệp theo dõi hành vi thanh toán. Thanh toán trễ nhất quán ảnh hưởng đến điểm tín dụng của công ty bạn, có khả năng tăng chi phí vay và giảm quyền truy cập vào tài chính khi bạn cần nhất.
Quản lý nhiều mối quan hệ nhà cung cấp
Hầu hết các doanh nghiệp làm việc với hàng chục hoặc hàng trăm nhà cung cấp, mỗi người có thể có điều khoản thanh toán khác nhau. Quản lý sự phức tạp này đòi hỏi các phương pháp có hệ thống.
Theo dõi điều khoản thanh toán
Duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp chính bao gồm điều khoản thanh toán cho mỗi nhà cung cấp. Điều này cho phép dự báo dòng tiền chính xác và ngăn ngừa bất ngờ. Các công cụ tự động hóa AP hiện đại có thể nắm bắt điều khoản từ hóa đơn và theo dõi chúng tự động.
Lập lịch thanh toán chiến lược
Không phải tất cả nhà cung cấp đều bình đẳng. Xem xét phân loại nhà cung cấp theo tầm quan trọng chiến lược và tính linh hoạt của điều khoản thanh toán. Các nhà cung cấp quan trọng với ít lựa chọn thay thế xứng đáng được chú ý thanh toán ưu tiên. Các nhà cung cấp hàng hóa với nhiều lựa chọn thay thế có thể cung cấp nhiều không gian đàm phán hơn.
Thanh toán hợp nhất
Nhiều công ty chạy chu kỳ thanh toán hàng tuần, xử lý tất cả các hóa đơn đến hạn trong tuần tới trong một đợt duy nhất. Điều này giảm chi phí xử lý trong khi đảm bảo thanh toán kịp thời. Một số tổ chức chạy nhiều chu kỳ hàng tuần—một cho nhà cung cấp chiến lược và chiết khấu thanh toán sớm, một cho thanh toán tiêu chuẩn.
Thực hành tốt nhất cho quản lý điều khoản thanh toán
Quản lý điều khoản thanh toán hiệu quả kết hợp chính sách, quy trình và công nghệ.
Thiết lập điều khoản tiêu chuẩn làm vị thế đàm phán cơ bản của bạn. Biết điều khoản nào bạn muốn đạt được và mức tối thiểu bạn sẽ chấp nhận. Có chính sách rõ ràng ngăn ngừa các quyết định tùy tiện có thể không phù hợp với chiến lược tài chính tổng thể.
Xem xét điều khoản hàng năm. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và mối quan hệ sâu sắc hơn, các điều khoản từng phù hợp có thể không còn phản ánh giá trị của bạn như một khách hàng. Xây dựng đánh giá điều khoản vào đánh giá nhà cung cấp hàng năm.
Khớp điều khoản với dòng tiền. Căn chỉnh thời gian thanh toán với chu kỳ doanh thu của bạn khi có thể. Nếu khách hàng của bạn trả hàng tháng, hãy cố gắng căn chỉnh các khoản thanh toán nhà cung cấp chính ngay sau những ngày thu tiền đó.
Tự động hóa khi có thể. Các nền tảng AP hiện đại có thể tự động nắm bắt điều khoản thanh toán, đánh dấu cơ hội chiết khấu thanh toán sớm, và lên lịch thanh toán tối ưu. Đầu tư vào tự động hóa thường tự trả tiền thông qua chiết khấu được nắm bắt và giảm phí trễ.
Duy trì giao tiếp. Nếu các ràng buộc dòng tiền sẽ trì hoãn thanh toán, giao tiếp chủ động với nhà cung cấp bảo toàn mối quan hệ tốt hơn là im lặng. Hầu hết các nhà cung cấp đánh giá cao sự minh bạch và sẽ làm việc với bạn qua những khó khăn tạm thời.
Nhìn về phía trước: Điều khoản thanh toán trong bối cảnh thay đổi
Bối cảnh điều khoản thanh toán tiếp tục phát triển. Các chương trình tài trợ chuỗi cung ứng cho phép người mua kéo dài điều khoản thanh toán trong khi cho phép nhà cung cấp nhận thanh toán sớm thông qua tài trợ bên thứ ba. Các nền tảng chiết khấu động tạo ra thị trường nơi nhà cung cấp có thể cung cấp chiết khấu theo thang trượt dựa trên việc nhận thanh toán sớm như thế nào.
Những đổi mới này tạo ra cơ hội cho các doanh nghiệp nắm bắt thông tin và có khả năng thích ứng. Các nguyên tắc cơ bản vẫn không đổi: hiểu chu kỳ tiền mặt của bạn, đàm phán chu đáo, tôn trọng cam kết của bạn, và liên tục tối ưu hóa phương pháp của bạn.
Điều khoản thanh toán có vẻ như là chi tiết hợp đồng nhỏ, nhưng tác động tích lũy của chúng đối với doanh nghiệp của bạn là đáng kể. Mỗi ngày của thời gian thanh toán, mỗi điểm phần trăm chiết khấu, và mỗi mối quan hệ nhà cung cấp ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Thành thạo những chi tiết này là một kỹ năng thiết yếu cho quản lý tài chính—và là một kỹ năng mang lại lợi nhuận liên tục cho các doanh nghiệp đầu tư vào việc hiểu nó một cách đầy đủ.
