Hôm nay là ngày cuối tháng, và hộp thư của bạn đang tràn ngập các yêu cầu đối chiếu. Bộ phận kinh doanh vừa gửi ba hóa đơn đáng lẽ phải được ghi nhận từ hai tuần trước. Nhân viên công nợ phải trả của bạn đang truy tìm một khoản chênh lệch 47.000 đô la mà không ai có thể giải thích được. Trong khi đó, Giám đốc Tài chính cần số liệu sơ bộ cho cuộc họp Hội đồng quản trị ngày mai.
Nghe quen thuộc phải không? Sự hỗn loạn cuối tháng này diễn ra tại các phòng kế toán trên toàn thế giới, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Quy trình đóng sổ cuối tháng—khi được thực hiện đúng cách—cung cấp sự minh bạch tài chính giúp đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Đây là nhịp tim của việc lập báo cáo tài chính, chuyển đổi các giao dịch hàng ngày thành các báo cáo mà nhà đầu tư, người cho vay và ban lãnh đạo dựa vào để đánh giá sức khỏe của công ty.
Các công ty làm chủ quy trình đóng sổ không chỉ tạo ra số liệu chính xác nhanh hơn—họ còn giải phóng đội ngũ tài chính để tập trung vào phân tích và chiến lược thay vì nhập liệu và đối chiếu. Sự khác biệt giữa việc đóng sổ trong 15 ngày và 5 ngày không chỉ là thời gian tiết kiệm được; đó là sự khác biệt giữa việc phản ứng với các vấn đề của tháng trước và chủ động định hình kết quả của tháng sau.
Đóng sổ cuối tháng là gì?
Đóng sổ cuối tháng là quy trình có hệ thống để rà soát, đối chiếu và hoàn tất tất cả các giao dịch tài chính trong một tháng nhất định. Hãy coi đây như việc chụp một bức ảnh toàn diện về tình hình tài chính của công ty bạn tại một thời điểm cụ thể. Mỗi đồng tiền thu vào, mỗi khoản chi phí chi ra, mỗi tài sản khấu hao—tất cả đều được xác minh, điều chỉnh và ghi vào hồ sơ vĩnh viễn.
Mục đích không chỉ dừng lại ở việc ghi sổ đơn thuần. Số liệu tài chính cuối tháng chính xác phục vụ ba chức năng quan trọng: đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và yêu cầu pháp quy, cung cấp nền tảng cho báo cáo bên ngoài gửi cổ đông và chủ nợ, và cung cấp những thông tin chi tiết mà ban quản lý cần để đưa ra các quyết định điều hành sáng suốt. Nếu không có quy trình đóng sổ đáng tin cậy, về cơ bản bạn đang điều hành trong tình trạng mù mờ.
Thời gian thực hiện khác nhau tùy theo tổ chức. Một số công ty hoàn thành việc đóng sổ trong vòng ba ngày làm việc; những công ty khác mất ba tuần. Các công ty đại chúng phải đối mặt với các thời hạn nghiêm ngặt của SEC đối với các báo cáo quý và năm, điều này khiến việc đóng sổ hàng tháng càng trở nên quan trọng hơn như là các khối xây dựng nền tảng. Các công ty tư nhân có sự linh hoạt hơn nhưng vẫn được hưởng lợi từ dữ liệu tài chính kịp thời. Quy tắc chung: bạn đóng sổ càng nhanh, số liệu của bạn càng có giá trị cho việc ra quyết định.
Các bước chính trong quy trình đóng sổ cuối tháng
Mặc dù mỗi tổ chức tùy chỉnh quy trình đóng sổ của mình, sáu bước cơ bản tạo nên xương sống của bất kỳ quy trình cuối tháng hiệu quả nào.
Ghi nhận tất cả các giao dịch
Trước khi bạn có thể đóng sổ, mọi giao dịch phải được ghi nhận. Điều này bao gồm hạch toán tất cả các bút toán doanh thu, ghi nhận chi phí, xử lý bảng lương, và nhập các giao dịch phát sinh gần cuối tháng nhưng chưa được đưa vào hệ thống. Các thủ tục cắt kỳ rất quan trọng ở đây—bạn cần các quy tắc rõ ràng về giao dịch nào thuộc kỳ hiện tại so với kỳ tiếp theo.
Đối chiếu các tài khoản
Đối chiếu là nơi sổ cái tổng hợp của bạn gặp thực tế. Đối chiếu ngân hàng so sánh hồ sơ tiền mặt của bạn với sao kê ngân hàng. Đối chiếu công nợ phải thu xác minh rằng số dư khách hàng khớp với sổ phụ. Đối chiếu công nợ phải trả đảm bảo số dư nhà cung cấp là chính xác. Đối chiếu hàng tồn kho xác nhận số lượng kiểm kê thực tế khớp với hồ sơ hệ thống. Đối với một công ty cỡ vừa, riêng bước này có thể liên quan đến 50 đến 100 lần đối chiếu riêng biệt.
Rà soát và điều chỉnh bút toán
Các bút toán điều chỉnh đưa sổ sách của bạn tuân thủ kế toán dồn tích. Các điều chỉnh phổ biến bao gồm trích trước các chi phí đã phát sinh nhưng chưa được lập hóa đơn, ghi nhận khấu hao và phân bổ, điều chỉnh chi phí trả trước, và ghi nhận doanh thu chưa thực hiện. Mỗi bút toán điều chỉnh cần được ghi chép với các tính toán hỗ trợ và phê duyệt.
Lập bảng cân đối thử
Bảng cân đối thử liệt kê tất cả các tài khoản với số dư nợ và có của chúng. Nếu tổng nợ không bằng tổng có, có gì đó sai. Điểm kiểm tra này phát hiện các sai sót trước khi chúng đi vào báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán hiện đại tự động tạo bảng cân đối thử, nhưng vẫn cần có người rà soát tính hợp lý và điều tra các biến động bất thường.
Lập báo cáo tài chính
Với bảng cân đối thử đã cân, bạn có thể lập các báo cáo tài chính cơ bản: báo cáo kết quả kinh doanh (lãi lỗ), bảng cân đối kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các báo cáo này nên bao gồm dữ liệu so sánh—tháng hiện tại so với tháng trước, tháng hiện tại so với cùng tháng năm ngoái, lũy kế từ đầu năm so với ngân sách. Phân tích chênh lệch xác định các khoản mục cần giải thích.
Rà soát và phê duyệt
Bước cuối cùng liên quan đến việc rà soát của ban quản lý. Kế toán trưởng hoặc Giám đốc Tài chính xem xét các báo cáo, đặt câu hỏi về các khoản mục bất thường, và chính thức phê duyệt việc đóng sổ. Chỉ sau khi được phê duyệt, kỳ kế toán mới nên được khóa trong hệ thống kế toán để ngăn chặn các thay đổi tiếp theo. Bất kỳ điều chỉnh nào sau đó sẽ trở thành các bút toán điều chỉnh kỳ trước.
Những thách thức phổ biến và cách khắc phục
Ngay cả các quy trình đóng sổ được thiết kế tốt cũng gặp phải trở ngại. Nhận biết các cạm bẫy phổ biến giúp bạn xây dựng các biện pháp bảo vệ trước khi vấn đề làm chệch tiến độ của bạn.
Thiếu chứng từ làm đình trệ việc đối chiếu và gây đau đầu khi kiểm toán. Khi bạn không thể tìm thấy hóa đơn để hỗ trợ một khoản chi phí hoặc hợp đồng để xác minh thời điểm ghi nhận doanh thu, mọi thứ đều dừng lại. Khắc phục điều này bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn quản lý chứng từ trong tháng, không chỉ khi đóng sổ. Yêu cầu đính kèm bản điện tử vào mỗi bút toán. Thiết lập nhắc nhở tự động cho các bộ phận thường xuyên nộp muộn.
Vấn đề về thời điểm phát sinh từ các giao dịch trải qua ranh giới kỳ kế toán. Một lô hàng rời kho vào ngày 31 tháng 1 nhưng giao hàng vào ngày 2 tháng 2—khi nào bạn nên ghi nhận doanh thu? Các quy tắc cắt kỳ không rõ ràng tạo ra sự không nhất quán tích tụ theo thời gian. Ghi chép rõ ràng các chính sách cắt kỳ của bạn, đào tạo nhân viên cách áp dụng chúng, và rà soát các giao dịch ranh giới mỗi kỳ đóng sổ.
Lỗi thủ công nhân lên với các quy trình dựa trên bảng tính. Đảo ngược số, công thức bị hỏng, lỗi sao chép-dán—mỗi lỗi đều cần điều tra và sửa chữa. Một lỗi nhập liệu đơn lẻ trong một bảng tính quan trọng có thể dẫn đến hàng giờ truy tìm nguyên nhân. Nếu có thể, thay thế các quy trình thủ công bằng các báo cáo được tạo từ hệ thống. Khi bảng tính vẫn cần thiết, hãy xây dựng các kiểm tra xác thực và yêu cầu rà soát chéo.
Thách thức phối hợp liên phòng ban xuất hiện khi kế toán phụ thuộc vào thông tin từ kinh doanh, vận hành, nhân sự và các bộ phận khác. Nếu đội kho không hoàn thành kiểm kê hàng tồn kho đúng hạn, việc đóng sổ của bạn bị đình trệ. Xây dựng mối quan hệ với các đầu mối chủ chốt ở mỗi bộ phận. Thông báo các thời hạn trước. Công khai lịch đóng sổ cho toàn tổ chức để mọi người hiểu phần của họ phù hợp như thế nào với tổng thể.
Các điều chỉnh muộn từ kiểm toán viên, tư vấn thuế, hoặc ban quản lý có thể buộc bạn phải mở lại các kỳ đã đóng. Mặc dù một số điều chỉnh muộn là không thể tránh khỏi, nhiều điều chỉnh là kết quả của thông tin không đầy đủ trong quá trình đóng sổ ban đầu. Thiết lập thời hạn cứng cho việc nộp các bút toán điều chỉnh và thực thi chúng. Khi các điều chỉnh trọng yếu xảy ra sau khi đóng sổ, hãy ghi chép kỹ lưỡng và xem xét những thay đổi quy trình nào có thể ngăn ngừa tái phát.
Các phương pháp hay nhất để đóng sổ nhanh hơn
Tốc độ mà không có độ chính xác thì vô giá trị, nhưng độ chính xác mà không có tốc độ thì hạn chế giá trị chiến lược của bạn. Các đội ngũ tài chính tốt nhất đạt được cả hai thông qua việc cải tiến quy trình có kỷ luật.
Tạo danh sách kiểm tra trước khi đóng sổ bắt đầu từ giữa tháng. Bắt đầu đối chiếu các tài khoản có thể được rà soát sớm. Truy tìm các chứng từ còn thiếu trước khi tháng kết thúc. Chạy các báo cáo sơ bộ để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong khi vẫn còn thời gian để điều tra mà không có áp lực thời hạn.
Xác định cơ hội tự động hóa bằng cách lập bản đồ quy trình hiện tại của bạn và đo thời gian mỗi bước. Các đối chiếu mất hàng giờ khi làm thủ công có thể chỉ mất vài phút với phần mềm so khớp. Các bút toán yêu cầu cùng các phép tính mỗi tháng có thể được tạo mẫu hoặc tự động hóa hoàn toàn. Tập trung nỗ lực tự động hóa vào các công việc có khối lượng cao, độ phức tạp thấp trước.
Áp dụng phương pháp kế toán liên tục phân bổ các hoạt động đóng sổ trong suốt tháng thay vì dồn tất cả vào những ngày cuối cùng. Đối chiếu tài khoản ngân hàng hàng tuần thay vì hàng tháng. Hạch toán các khoản dự phòng khi có thông tin. Rà soát số dư liên công ty liên tục. Điều này giúp san đều khối lượng công việc và phát hiện lỗi sớm hơn.
Chuẩn hóa các thủ tục với tài liệu chi tiết. Khi ai đó nghỉ ốm hoặc đi nghỉ phép, người thay thế nên có thể hoàn thành công việc bằng cách sử dụng các thủ tục bằng văn bản. Chuẩn hóa cũng cho phép so sánh có ý nghĩa giữa các tháng—nếu bạn thay đổi quy trình mỗi lần, bạn không thể xác định xu hướng cải thiện.
Thiết lập quyền sở hữu rõ ràng cho mỗi công việc đóng sổ. Sự mơ hồ về trách nhiệm dẫn đến việc bỏ sót. Phân công người chịu trách nhiệm chính và người dự phòng. Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc trong hệ thống chung mà toàn đội có thể xem. Tổ chức các cuộc họp đứng ngắn hàng ngày trong giai đoạn đóng sổ để nhanh chóng phát hiện các trở ngại.
Tiến độ đóng sổ cuối tháng
Một quy trình đóng sổ năm ngày điển hình tuân theo một trình tự có cấu trúc, mặc dù kết quả của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của công ty.
- Ngày 1: Cắt kỳ giao dịch, hoàn thành đối chiếu ngân hàng, hoàn tất các bút toán lương, và bắt đầu đối chiếu công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Ngày 2: Hoàn thành đối chiếu sổ phụ, hạch toán các khoản dự phòng và điều chỉnh tiêu chuẩn, đối chiếu tài khoản liên công ty.
- Ngày 3: Ghi nhận khấu hao và phân bổ, hoàn tất điều chỉnh hàng tồn kho, lập bảng cân đối thử, điều tra các biến động.
- Ngày 4: Lập báo cáo tài chính sơ bộ, thực hiện rà soát phân tích, chuẩn bị giải trình chênh lệch.
- Ngày 5: Rà soát của ban quản lý, điều chỉnh cuối cùng nếu cần, phê duyệt chính thức, khóa kỳ kế toán.
Các tiêu chuẩn ngành cho thấy các công ty hoạt động tốt nhất đóng sổ trong vòng bốn đến sáu ngày làm việc, trong khi các công ty trung bình mất từ mười đến mười lăm ngày. Các tổ chức vẫn đang gặp khó khăn vượt quá mười lăm ngày có khả năng có vấn đề về quy trình hoặc hệ thống cần được giải quyết. Đặt mục tiêu thực tế bằng cách đo lường đường cơ sở hiện tại của bạn, sau đó nhắm đến việc giảm thời gian đóng sổ 10-20% mỗi quý cho đến khi bạn đạt được mục tiêu.
Hãy cẩn thận khi đặt các mục tiêu quá tham vọng. Một quy trình đóng sổ nhanh nhưng tạo ra số liệu không đáng tin cậy sẽ gây hại nhiều hơn một quy trình đóng sổ chậm hơn một chút nhưng cung cấp thông tin chính xác. Tìm sự cân bằng phù hợp với mức độ chấp nhận rủi ro và nhu cầu ra quyết định của tổ chức bạn.
Công nghệ và công cụ
Bộ công nghệ phù hợp có thể biến đổi quy trình đóng sổ của bạn từ một cuộc diễn tập chữa cháy hàng tháng thành một cỗ máy vận hành trơn tru. Xem xét các loại công cụ sau:
Hệ thống ERP như SAP, Oracle, NetSuite, hoặc Microsoft Dynamics đóng vai trò là xương sống tài chính của bạn. Một hệ thống ERP được cấu hình tốt tự động hóa việc hạch toán giao dịch, thực thi các kiểm soát, và tạo các báo cáo tiêu chuẩn. Chìa khóa là thiết lập đúng cách và bảo trì liên tục—một hệ thống ERP chỉ tốt bằng cấu hình của nó.
Phần mềm đối chiếu như BlackLine, Trintech, hoặc FloQast tự động hóa quy trình so khớp và cung cấp quản lý quy trình công việc. Các công cụ này có thể giảm thời gian đối chiếu 50-70% trong khi cải thiện độ chính xác và dấu vết kiểm toán. Chúng cũng cung cấp tầm nhìn về trạng thái đối chiếu trong toàn tổ chức.
Nền tảng quản lý đóng sổ điều phối toàn bộ quy trình đóng sổ, theo dõi phân công công việc, các phụ thuộc và thời hạn. Chúng thay thế các chuỗi email và bảng theo dõi Excel bằng các bảng điều khiển tập trung hiển thị trạng thái thời gian thực. Người quản lý có thể thấy ngay những gì đã hoàn thành, những gì đang tiến hành, và những gì đang cản trở việc đóng sổ.
Khi đánh giá các công cụ, hãy tìm kiếm khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn, giao diện thân thiện với người dùng mà đội ngũ của bạn thực sự sẽ sử dụng, dấu vết kiểm toán mạnh mẽ cho việc tuân thủ, và khả năng mở rộng để phát triển cùng tổ chức của bạn. Bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về các điểm đau của bạn và ưu tiên các công cụ giải quyết những nút thắt lớn nhất của bạn. Phần mềm hào nhoáng nhất cũng không giúp ích nếu nó không giải quyết các vấn đề thực tế của bạn.
Quy trình đóng sổ cuối tháng không nhất thiết phải là nguồn gây lo lắng. Bằng cách hiểu từng bước, dự đoán các thách thức phổ biến, và triển khai có hệ thống các phương pháp hay nhất, bạn có thể xây dựng một quy trình đóng sổ cung cấp số liệu tài chính chính xác theo tiến độ có thể dự đoán được. Bắt đầu bằng cách lập bản đồ quy trình hiện tại của bạn, xác định các nút thắt lớn nhất, và giải quyết từng cải tiến một. Trong vòng vài tháng, sự hỗn loạn cuối tháng đó có thể trở thành quá khứ.
