Tom tat Dieu hanh
Chuc nang tai chinh tren toan ASEAN dang trai qua mot su chuyen doi can ban. Cac to chuc dang di chuyen vuot ra ngoai viec cai thien quy trinh tang dan huong toi viec tai tao so toan dien cac hoat dong tai chinh cua ho. Bao cao nghien cuu nay xem xet nam nghien cuu tinh huong chi tiet ve cac sang kien chuyen doi so tai chinh (DX) tai Thai Lan, Singapore, Viet Nam, Indonesia va Malaysia, cung cap nhung hieu biet thuc tien ve dieu gi phan biet cac chuyen doi thanh cong voi nhung that bai ton kem.
Phan tich cua chung toi cho thay cac to chuc tai chinh ASEAN dat duoc ket qua chuyen doi dang ke co chung mot so dac diem. Thu nhat, ho tiep can chuyen doi so nhu mot chuyen doi kinh doanh duoc ho tro boi cong nghe thay vi mot du an trien khai cong nghe. Thu hai, ho dau tu manh vao quan ly thay doi, thuong phan bo 20-30% tong ngan sach du an cho cac thay doi ve con nguoi va quy trinh. Thu ba, ho ap dung cac phuong phap trien khai theo giai doan mang lai nhung chien thang nhanh chong trong vong 90 ngay trong khi xay dung huong toi chuyen doi toan dien trong 12-24 thang.
Nam nghien cuu tinh huong duoc trinh bay trong bao cao nay trai dai qua cac linh vuc chuyen doi tai chinh quan trong nhat: tu dong hoa khoan phai tra, hien dai hoa quan ly ngan quy, tang toc dong so cuoi thang, so hoa quan ly chi phi va lap ke hoach tai chinh duoc ho tro boi AI. Tong cong, cac to chuc nay da dau tu khoang USD 18.5 trieu vao cac sang kien chuyen doi cua ho va nhan duoc loi ich hang nam vuot qua USD 42 trieu, dai dien cho thoi gian hoan von trung binh la 14 thang.
Tuy nhien, thanh cong khong phai la dieu chac chan. Du lieu nganh cho thay 60-70% cac sang kien chuyen doi so tai chinh khong dat duoc muc tieu da neu. Cac mo hinh that bai pho bien nhat bao gom danh gia thap yeu cau quan ly thay doi, lua chon cong nghe truoc khi thiet ke lai quy trinh, chuan bi chat luong du lieu khong day du va ky vong ve thoi gian khong thuc te. Bao cao nay cung cap mot kiem tra chi tiet ve ca cac mo hinh thanh cong va che do that bai de giup cac nha lanh dao tai chinh dinh huong hanh trinh chuyen doi cua rieng ho.
Cac phat hien chinh tu nghien cuu cua chung toi bao gom: AP automation mang lai thoi gian hoan von nhanh nhat tu 8-12 thang; chuyen doi ngan quy doi hoi thoi gian trien khai dai nhat tu 12-18 thang nhung tao ra loi nhuan tuyet doi cao nhat; tang toc dong so cuoi thang doi hoi dau tu quan ly thay doi dang ke nhat; hien dai hoa quan ly chi phi dat duoc muc cai thien hai long nhan vien cao nhat; va cac sang kien lap ke hoach duoc ho tro boi AI doi hoi quan ly ky vong can than nhat ve cac cai thien do chinh xac ban dau.
Boi canh Finance DX tai ASEAN
Chuyen doi so cac chuc nang tai chinh tren toan ASEAN da tang toc manh me tu nam 2022, duoc thuc day boi yeu cau lam viec tu xa do dai dich, ap luc canh tranh ngay cang tang va su san co ngay cang tang cua cac giai phap tai chinh dua tren dam may duoc thiet ke rieng cho khu vuc. Nghien cuu cua chung toi cho thay dau tu Finance DX tren toan 6 nen kinh te ASEAN (Singapore, Thai Lan, Malaysia, Indonesia, Viet Nam va Philippines) dat USD 8.2 ty vao nam 2025, dai dien cho ty le tang truong kep hang nam la 24% tu nam 2022.
Ty le ap dung khac nhau dang ke theo danh muc cong nghe. Tu dong hoa quy trinh bang robot (RPA) da dat duoc muc tham nhap cao nhat, voi 67% cac doanh nghiep lon (doanh thu vuot qua USD 500 trieu) da trien khai RPA trong it nhat mot quy trinh tai chinh. Cac he thong ERP dua tren dam may theo sau voi ty le ap dung 54%, mac du dieu nay thay doi dang ke theo quoc gia, voi Singapore o muc 71% va Viet Nam o muc 38%. Cac ung dung AI va machine learning trong tai chinh van o giai doan som hon, chi voi 23% cac doanh nghiep lon da trien khai cac he thong AI san xuat trong cac chuc nang tai chinh, mac du con so nay dai dien cho su tang gap ba lan tu nam 2022.
Chung toi da phat trien mo hinh do truong thanh Finance DX nam giai doan dua tren nghien cuu cua chung toi: Giai doan 1 (Nen tang) lien quan den so hoa co ban cac quy trinh dua tren giay; Giai doan 2 (Tu dong hoa Quy trinh) lien quan den trien khai RPA va tu dong hoa quy trinh lam viec; Giai doan 3 (He thong Tich hop) lien quan den cac he thong tai chinh ket noi voi luong du lieu tu dong; Giai doan 4 (Tu dong hoa Thong minh) lien quan den ra quyet dinh duoc tang cuong boi AI va kha nang du doan; Giai doan 5 (Tai chinh Tu tri) lien quan den cac hoat dong tai chinh tu toi uu hoa voi su can thiep toi thieu cua con nguoi. Danh gia cua chung toi cho thay phan lon cac to chuc tai chinh ASEAN (58%) van o Giai doan 1 hoac 2, chi voi 12% da dat duoc Giai doan 4 hoac cao hon.
So voi cac tieu chuan toan cau, cac to chuc tai chinh ASEAN tut hau sau cac doi tac Bac My va Chau Au khoang 2-3 nam ve do truong thanh chuyen doi. Tuy nhien, khoang cach dang thu hep nhanh chong, va mot so to chuc ASEAN da vuot len kha nang hang dau bang cach trien khai cac giai phap dam may hien dai ma khong bi rang buoc boi he thong cu nhu nhieu to chuc phuong Tay. Cac nghien cuu tinh huong sau day minh hoa ca nhung thach thuc va co hoi ma cac nha lanh dao tai chinh ASEAN dang doi mat.
Nghien cuu Tinh huong 1: AP Automation quy mo lon
Mot tap doan san xuat hang dau Thai Lan voi cac hoat dong trai dai tu linh kien o to, dien tu va vat lieu cong nghiep doi mat voi thach thuc nghiem trong trong hoat dong khoan phai tra. Xu ly khoang 50,000 hoa don hang thang tren 15 phap nhan, doi ngu AP gom 45 nhan vien cua cong ty vat lon voi thoi gian xu ly trung binh 12 ngay, cham tre thanh toan thuong xuyen dan den cac van de quan he nha cung cap, va ty le loi 4.2% doi hoi lam lai dang ke.
Cac nguyen nhan goc re mang tinh he thong: hoa don den tu nhieu kenh (thu, email, fax, cong nha cung cap) o cac dinh dang khac nhau; doi chieu ba chieu giua don dat hang, bien nhan hang hoa va hoa don phan lon la thu cong; quy trinh phe duyet dua vao chuoi email voi nhung nut that thuong xuyen; va he thong ERP cu thieu kha nang OCR va tu dong hoa hien dai.
Cong ty da chon mot nen tang xu ly hoa don duoc ho tro boi AI tich hop voi tu dong hoa quy trinh lam viec thong minh. Giai phap su dung machine learning de trich xuat du lieu hoa don, dat duoc 94% xu ly tu dong cho cac hoa don tieu chuan sau thoi gian dao tao ba thang. Viec trien khai theo trien khai theo giai doan tam thang: thang 1-2 tap trung vao thi diem voi hai phap nhan co khoi luong cao; thang 3-4 mo rong den nam phap nhan bo sung voi cac cai tien quy trinh; thang 5-6 hoan thanh trien khai den cac phap nhan con lai; va thang 7-8 tap trung vao toi uu hoa va cai thien xu ly ngoai le.
Tong chi phi trien khai dat THB 45 trieu (khoang USD 1.3 trieu), bao gom THB 18 trieu cho cap phep phan mem, THB 15 trieu cho dich vu trien khai, THB 8 trieu cho quan ly thay doi va dao tao, va THB 4 trieu cho co so ha tang va tich hop.
Ket qua vuot qua cac du bao ban dau. Thoi gian xu ly giam tu 12 ngay xuong 2 ngay, cho phep cong ty lien tuc nam bat cac khoan chiet khau thanh toan som tri gia THB 28 trieu hang nam. Chi phi moi hoa don giam tu THB 450 xuong THB 85, dai dien cho muc giam 81%. Ty le loi giam tu 4.2% xuong 0.3%, hau nhu loai bo cac tranh chap thanh toan. Muoi lam nhan vien toan thoi gian duoc bo tri lai vao cac hoat dong gia tri cao hon bao gom quan ly quan he nha cung cap, phan tich chi tieu va ho tro tim nguon chien luoc.
Ba yeu to thanh cong chinh xuat hien tu viec trien khai nay. Thu nhat, su bao tro dieu hanh tu CFO dam bao su hop tac lien chuc nang va giai quyet nhanh chong cac thach thuc tich hop. Thu hai, giao tiep rong rai voi nha cung cap truoc khi di vao hoat dong da giam su thay doi dinh dang hoa don va tang toc viec ap dung. Thu ba, mot nhom quan ly thay doi chuyen trach da danh thoi gian dang ke voi nhan vien AP, dinh vi tu dong hoa nhu su nang cao nghe nghiep thay vi moi de doa viec lam. Bai hoc chinh duoc rut ra la do chinh xac cua machine learning phu thuoc rat lon vao chat luong du lieu dao tao. Ba thang dau chuan bi du lieu can than va dao tao mo hinh chung to la can thiet de dat duoc ty le xu ly tu dong 94%.
Nghien cuu Tinh huong 2: Chuyen doi Ngan quy Thoi gian Thuc
Mot cong ty logistics co tru so tai Singapore hoat dong tren tam quoc gia ASEAN doi mat voi nhung thach thuc quan ly ngan quy dang ke. Voi cac hoat dong tai Singapore, Thai Lan, Malaysia, Indonesia, Viet Nam, Philippines, Myanmar va Campuchia, cong ty duy tri 23 tai khoan ngan hang tren 12 moi quan he ngan hang. Kha nang hien thi tien mat chi dat duoc o T+3 (ba ngay sau giao dich), han che quan ly tien mat hieu qua va yeu cau cong ty duy tri bo dem tien mat qua muc tren toan khu vuc.
Cac thach thuc mo rong ra ngoai kha nang hien thi. Dinh vi tien mat thu cong tieu ton 40 gio hang tuan tu nhom ngan quy gom nam nguoi. Cac rui ro ngoai hoi duoc xac dinh phan ung, thuong sau khi bien dong ty gia bat loi da anh huong den ket qua. Thanh toan lien cong ty yeu cau theo doi thu cong va doi chieu thuong xuyen. Cong ty uoc tinh rang kha nang hien thi tien mat kem dan den USD 45 trieu tien mat nhan roi tren toan khu vuc, dai dien cho chi phi co hoi dang ke.
Sang kien chuyen doi tap trung vao viec trien khai mot he thong quan ly ngan quy (TMS) hien dai voi ket noi dua tren API voi tat ca cac doi tac ngan hang. Viec trien khai 14 thang tien trien qua cac giai doan rieng biet: thang 1-3 lien quan den lua chon he thong, danh gia API ngan hang va thiet ke kien truc; thang 4-6 tap trung vao trien khai TMS cot loi va ket noi ngan hang Singapore; thang 7-10 mo rong ket noi den cac ngan hang Thai Lan, Malaysia va Indonesia; thang 11-13 hoan thanh ket noi den cac quoc gia con lai va trien khai du bao tien mat tien tien; va thang 14 tap trung vao toi uu hoa va hoan thanh dao tao nguoi dung.
Kien truc cong nghe su dung TMS duoc luu tru tren dam may lam trung tam, voi ket noi API truc tiep den sau ngan hang ho tro ket noi thoi gian thuc va truyen file an toan (SWIFT va thanh toan bu tru dia phuong) cho cac ngan hang con lai. Tich hop voi he thong ERP cua cong ty cho phep du bao tien mat tu dong dua tren du lieu khoan phai tra va phai thu.
Tong dau tu dat SGD 2.8 trieu (khoang USD 2.1 trieu), bao gom SGD 1.2 trieu cho cap phep va trien khai TMS, SGD 900,000 cho phat trien va tich hop API ngan hang, SGD 400,000 cho tich hop ERP, va SGD 300,000 cho dao tao va quan ly thay doi.
Su chuyen doi mang lai ket qua dang ke. Kha nang hien thi tien mat cai thien tu T+3 sang thoi gian thuc cho 85% so du tien mat. Tien mat nhan roi tren toan khu vuc giam tu USD 45 trieu xuong USD 12 trieu thong qua dinh vi tien mat toi uu va du bao duoc cai thien. Tiet kiem FX USD 2.1 trieu hang nam tu quan ly rui ro chu dong va thoi diem thuc hien duoc cai thien. No luc doi chieu thu cong giam tu 120 gio hang thang xuong gan bang khong thong qua doi chieu tu dong.
Cac thach thuc tich hop chung to phuc tap hon du kien, dac biet voi cac ngan hang tai Viet Nam va Myanmar noi kha nang API bi han che. Giai phap doi hoi cac phuong phap ket hop ket hop API thoi gian thuc khi co san voi xu ly file theo lo hang ngay cho co so ha tang ngan hang kem phat trien hon. Hieu biet chinh la chuyen doi ngan quy doi hoi su hop tac chat che voi doi tac ngan hang; cac trien khai quoc gia thanh cong nhat la nhung noi quan ly moi quan he ngan hang duoc tham gia som va duy tri su tham gia lien tuc trong suot du an.
Nghien cuu Tinh huong 3: Tang toc Dong so Cuoi thang
Mot cong ty hang tieu dung Viet Nam dang phat trien nhanh voi cac hoat dong trai dai tu thuc pham va do uong, cham soc ca nhan va san pham gia dung doi mat voi mot nut that nghiem trong trong bao cao tai chinh. Chu ky dong so cuoi thang 18 ngay ngan can viec ra quyet dinh kinh doanh kip thoi va tieu ton nang luc nhom tai chinh khong tuong xung. Voi sau co so san xuat, ba trung tam phan phoi va cau truc lien cong ty phuc tap, chi rieng quy trinh hop nhat da doi hoi nam ngay no luc thu cong.
Cac nguyen nhan goc re duoc xac dinh thong qua danh gia quy trinh chi tiet. He thong ERP cu yeu cau nhieu but toan thu cong de phan loai dung cac giao dich. Cac khoan loai tru lien cong ty duoc thuc hien trong bang tinh voi dau vet kiem toan han che. Doi chieu ngan hang tieu ton ba ngay do khoi luong giao dich cao va doi chieu thu cong. Phan tich bien dong va bao cao quan ly them bon ngay nua vao cuoi thang.
Chuong trinh chuyen doi 18 thang giai quyet cac thach thuc nay mot cach toan dien. Giai doan 1 (thang 1-6) lien quan den nang cao ERP bao gom mau but toan tu dong, cau truc so do tai khoan duoc cai thien va kha nang quy trinh lam viec duoc nang cao. Giai doan 2 (thang 7-12) trien khai phan mem hop nhat tu dong voi tinh nang loai tru lien cong ty, chuyen doi tien te va tinh toan loi ich thieu so tich hop. Giai doan 3 (thang 13-18) trien khai nen tang quan ly dong so cung cap kha nang hien thi thoi gian thuc vao tien do dong so, phu thuoc nhiem vu va xac dinh nut that.
Tong dau tu dat VND 38 ty (khoang USD 1.5 trieu), bao gom VND 15 ty cho nang cao ERP, VND 12 ty cho phan mem hop nhat, VND 6 ty cho nen tang quan ly dong so, va VND 5 ty cho quan ly thay doi va dao tao.
Ket qua chung minh gia tri cua chuyen doi toan dien. Chu ky dong so rut ngan tu 18 ngay xuong 5 ngay. Tu dong hoa doi chieu dat 85%, voi 15% con lai yeu cau phan doan cua con nguoi cho cac muc phuc tap. Do chinh xac bao cao cai thien len 99.7%, hau nhu loai bo cac dieu chinh sau dong so. Nang luc nhom tai chinh duoc giai phong 40%, cho phep bo tri lai vao cac vai tro doi tac kinh doanh va phan tich.
Quan ly thay doi chung to la yeu to thanh cong quan trong nhat. Nhom tai chinh ban dau khang cu tu dong hoa, xem no nhu de doa an ninh viec lam va phan doan chuyen nghiep. Nhom chuyen doi dau tu manh vao giao tiep, chung minh cach tu dong hoa se loai bo cong viec doi chieu nham chan trong khi tao co hoi cho nhung dong gop phan tich gia tri hon. Cac buoi hop toan cong ty hang thang, cap nhat tien do hang tuan va huan luyen mot-mot cho cac nhan vien bi anh huong chung to la can thiet.
Viec trien khai mang lai nhung chien thang nhanh chong trong vong 90 ngay dau tien bang cach tu dong hoa 15 loai but toan co khoi luong cao nhat, giam no luc nhap lieu thu cong 35% ngay ca truoc khi chuyen doi rong hon. Nhung chien thang som nay xay dung uy tin va dong luc cho cac giai doan phuc tap hon tiep theo.
Nghien cuu Tinh huong 4: Hien dai hoa Quan ly Chi phi
Mot cong ty dich vu tai chinh lon cua Indonesia voi 3,500 nhan vien tren cac bo phan ngan hang, bao hiem va quan ly tai san vat lon voi quy trinh quan ly chi phi loi thoi. Cac bao cao chi phi dua tren giay yeu cau chu ky phe duyet vat ly, thuong tu cac quan ly di chuyen giua cac chi nhanh. Thoi gian hoan tra trung binh la 21 ngay, thuong keo dai den 35 ngay trong cac giai doan cao diem. Tuan thu chinh sach chi dat 67%, voi chi tieu ngoai chinh sach dang ke khong duoc phat hien cho den khi kiem toan xem xet nhieu thang sau do.
Su that vong cua nhan vien ro rang. Cac khao sat noi bo cho thay quan ly chi phi la nguon that vong hanh chinh lon nhat, chi voi 23% nhan vien danh gia quy trinh la hai long. Nhan vien tai chinh danh 1,200 gio hang thang xu ly bao cao chi phi, voi no luc bo sung dang ke danh cho viec theo duoi phe duyet va giai quyet tranh chap.
Giai phap lien quan den viec trien khai mot nen tang quan ly chi phi uu tien di dong tich hop voi the cong ty duoc cap cho tat ca nhan vien du dieu kien. Viec trien khai theo thoi gian sau thang: thang 1 tap trung vao cau hinh nen tang, ma hoa chinh sach va tich hop voi cac he thong HR va tai chinh; thang 2-3 lien quan den trien khai thi diem cho 500 nhan vien tren ba bo phan; thang 3-4 hoan thanh viec cap the cong ty va trien khai toan bo nen tang; thang 5-6 tap trung vao toi uu hoa, trien khai phan tich tien tien va cac quy trinh cai tien lien tuc.
Tong dau tu dat IDR 18 ty (khoang USD 1.1 trieu), bao gom IDR 8 ty cho cap phep nen tang, IDR 4 ty cho trien khai va tich hop, IDR 3 ty cho thiet lap chuong trinh the cong ty, va IDR 3 ty cho quan ly thay doi va dao tao.
Su chuyen doi mang lai ket qua ngay lap tuc va do luong duoc. Thoi gian hoan tra giam tu 21 ngay xuong 3 ngay, voi 78% chi phi duoc xu ly trong vong 24 gio thong qua quy trinh phe duyet tu dong. Tuan thu chinh sach tang tu 67% len 94% thong qua thuc thi chinh sach thoi gian thuc tai diem nam bat chi phi. Chi tieu ngoai chinh sach giam 35%, tiet kiem khoang IDR 12 ty hang nam. Diem hai long nhan vien ve quan ly chi phi nhay vot tu 23% len 68%, dai dien cho su cai thien NPS 45 diem.
Chien luoc ap dung chung to quan trong cho thanh cong. Thay vi bat buoc ap dung ngay lap tuc, cong ty tao ra cac uu dai cho nguoi ap dung som bao gom xu ly hoan tra uu tien va tham gia rut tham trung thuong. Cac dai su dong nghiep o moi bo phan nhan dao tao som va cung cap ho tro tai cho cho dong nghiep. Trai nghiem nguoi dung cua ung dung di dong nhan duoc su chu y rong rai, voi cac cai tien lap di lap lai dua tren phan hoi cua nguoi dung trong giai doan thi diem.
Tu dong hoa chinh sach noi len nhu mot loi ich khong ngo. Bang cach ma hoa cac chinh sach chi phi trong nen tang, cong ty phat hien va loai bo nhieu su mo ho chinh sach da tao ra viec thuc thi khong nhat quan. Su ro rang ket qua giam ca chi tieu ngoai chinh sach va thoi gian nhan vien tai chinh danh de phan xu cac tranh chap chinh sach.
Nghien cuu Tinh huong 5: Lap Ke hoach Tai chinh duoc Ho tro boi AI
Mot chuoi ban le Malaysia van hanh 280 cua hang tren toan Malaysia va Brunei doi mat voi nhung thach thuc dang ke trong lap ke hoach va du bao tai chinh. Voi mot doanh nghiep co tinh mua vu cao bi anh huong boi cac ngay le van hoa, mo hinh thoi tiet va hoat dong khuyen mai, do chinh xac du bao chi dat 72%. Chu ky lap ke hoach ba tuan co nghia la cac du bao thuong da loi thoi truoc khi chung co the thong tin cho cac quyet dinh. Quan ly hang ton kho bi anh huong, voi ca tinh trang het hang va hang ton kho du thua tieu hao bien loi nhuan.
Du bao truyen thong phu thuoc nhieu vao cac mo hinh Excel duoc duy tri boi mot nhom nho cac nha phan tich. Cac mo hinh ket hop cac mo hinh ban hang lich su nhung vat lon de tinh den cac tuong tac phuc tap giua cac hoat dong khuyen mai, hanh dong cua doi thu canh tranh, thoi tiet va thoi diem ngay le. Moi chu ky lap ke hoach doi hoi no luc thu cong rong rai de cap nhat cac gia dinh, chay cac kich ban va doi chieu cac du bao voi cac ke hoach van hanh.
Sang kien chuyen doi trien khai du bao nhu cau dua tren machine learning tich hop voi nen tang lap ke hoach doanh nghiep. Viec trien khai 12 thang tien trien qua cac giai doan rieng biet: thang 1-3 lien quan den chuan bi du lieu, bao gom hop nhat du lieu ban hang lich su, khuyen mai, thoi tiet va canh tranh; thang 4-6 tap trung vao phat trien va dao tao mo hinh su dung du lieu lich su ba nam; thang 7-9 trien khai thi diem tren 50 cua hang dai dien cho cac hinh thuc va khu vuc khac nhau; thang 10-12 hoan thanh trien khai toan bo voi tinh chinh mo hinh lien tuc.
Tong dau tu dat MYR 4.8 trieu (khoang USD 1.0 trieu), bao gom MYR 2.0 trieu cho cap phep nen tang lap ke hoach, MYR 1.5 trieu cho phat trien mo hinh ML, MYR 800,000 cho co so ha tang du lieu, va MYR 500,000 cho dao tao va quan ly thay doi.
Ket qua xac nhan gia tri cua khoan dau tu. Do chinh xac du bao cai thien tu 72% len 91% o cap do tong hop, voi do chinh xac thay doi theo danh muc san pham tu 85% den 96%. Chu ky lap ke hoach rut ngan tu ba tuan xuong nam ngay, cho phep phan ung nhanh hon voi cac thay doi thi truong. Toi uu hoa hang ton kho dat duoc muc giam 18% trong muc hang ton kho trung binh trong khi cai thien ty le co hang. Von luu dong duoc giai phong dat USD 28 trieu thong qua giam dau tu hang ton kho.
Mo hinh cong tac con nguoi-AI chung to la can thiet cho thanh cong. Thay vi co gang thay the phan doan cua con nguoi, viec trien khai dinh vi cac du bao ML nhu diem khoi dau ma cac nha phan tich co the dieu chinh dua tren kien thuc dia phuong va thong tin moi noi. Phuong phap nay tang ap dung bang cach ton trong chuyen mon cua nha phan tich trong khi cung cap ho tro tinh toan manh me. Cac buoi danh gia hieu suat mo hinh hang tuan cho phep tinh chinh lien tuc, voi cac nha phan tich xac dinh cac loi he thong thong tin cho viec dao tao lai mo hinh.
Quan ly ky vong la quan trong. Cac cai thien do chinh xac ban dau la khiem ton, voi mo hinh ML chi dat do chinh xac 78% trong quy dau tien trien khai. Su kien nhan cua lanh dao va dau tu lien tuc vao viec tinh chinh mo hinh cuoi cung mang lai muc tieu do chinh xac 91%, nhung hanh trinh doi hoi quan ly ky vong cua cac ben lien quan trong suot giai doan hoc tap ban dau.
Cac Mo hinh Thanh cong Chung
Tren nam nghien cuu tinh huong va nghien cuu rong hon cua chung toi ve chuyen doi so tai chinh, mot so mo hinh lien tuc phan biet cac sang kien thanh cong voi nhung sang kien khong mang lai gia tri mong doi.
Cac dac diem bao tro dieu hanh co y nghia rat lon. Cac chuyen doi thanh cong co nhung nha bao tro tham gia chu dong thay vi chi phe duyet ngan sach. Cac nha bao tro hieu qua nhat tham du cac cuoc hop du an quan trong, loai bo cac tro ngai to chuc, truyen dat tam quan trong chuyen doi den to chuc rong hon, va buoc cac nhom chiu trach nhiem cho ca so lieu giao hang va ap dung.
Dau tu quan ly thay doi tuong quan manh voi thanh cong chuyen doi. Cac to chuc dat duoc muc tieu chuyen doi cua ho thuong dau tu 20-30% tong ngan sach du an vao cac hoat dong quan ly thay doi bao gom giao tiep, dao tao, thiet ke lai quy trinh va ho tro ap dung. Dieu nay so voi muc trung binh nganh 10-15%, thuong tap trung vao dao tao co ban thay vi ho tro thay doi toan dien.
Lua chon cong nghe nen theo sau thiet ke lai quy trinh, khong phai di truoc no. Cac to chuc thanh cong dau tu thoi gian de hieu cac quy trinh trang thai hien tai, xac dinh nguyen nhan goc re cua su kem hieu qua va thiet ke cac quy trinh trang thai tuong lai truoc khi lua chon cac giai phap cong nghe. Phuong phap nay tranh cai bay pho bien cua viec tu dong hoa cac quy trinh hong, mang lai gia tri han che va thuong tao ra cac van de moi.
Trien khai theo giai doan voi cac chien thang nhanh xay dung dong luc va uy tin. Moi chuyen doi thanh cong trong nghien cuu cua chung toi mang lai cac cai thien do luong duoc trong vong 90 ngay ke tu khi bat dau du an. Nhung chien thang som nay co the khiem ton ve gia tri tuyet doi nhung phuc vu cac muc dich quan trong: chung minh rang thay doi la co the, xay dung su tu tin vao phuong phap chuyen doi va tao ra nhung nguoi ung ho ho tro trien khai rong hon.
Cac so lieu quan trong mo rong ra ngoai viec giam chi phi. Trong khi tiet kiem chi phi cung cap ly do ROI ro rang, cac chuyen doi thanh cong cung theo doi cai thien thoi gian chu ky, giam ty le loi, diem hai long cua nhan vien va nang luc duoc giai phong cho cong viec gia tri cao hon. Cac so lieu rong hon nay nam bat toan bo gia tri chuyen doi va duy tri su tham gia cua cac ben lien quan.
Xay dung nang luc nhom dam bao ket qua ben vung. Cac to chuc dat duoc chuyen doi lau dai dau tu vao viec xay dung nang luc noi bo thay vi phu thuoc hoan toan vao cac nha tu van ben ngoai. Dieu nay bao gom dao tao nhan vien noi bo ve cac cong nghe moi, phat trien kha nang cai tien quy trinh va tao ra cac trung tam xuat sac co the ho tro cai tien lien tuc sau khi trien khai ban dau.
Cac Mo hinh That bai Chung
Hieu cac mo hinh that bai cung quan trong khong kem cho cac nha lanh dao tai chinh len ke hoach cac sang kien chuyen doi. Nghien cuu cua chung toi da xac dinh cac chu de nhat quan giua cac sang kien khong dat duoc muc tieu cua ho.
Danh gia thap quan ly thay doi la nguyen nhan that bai pho bien nhat. Cac to chuc thuong gia dinh rang viec trien khai cong nghe moi se tu nhien dan den ap dung va thay doi hanh vi. Trong thuc te, cac nhan vien quen voi cac quy trinh hien tai thuong khang cu cac phuong phap moi, tim cach giup viec de tranh su dung cac he thong moi hoac su dung cac he thong moi theo cach lam suy yeu cac loi ich du kien. Khong co quan ly thay doi co chu dich, ngay ca cac trien khai cong nghe xuat sac cung mang lai ket qua dang that vong.
Cac phuong phap uu tien cong nghe uu tien lua chon giai phap hon la hieu van de. Cac to chuc doi khi chon cac cong nghe cu the dua tren moi quan he nha cung cap, xu huong nganh hoac khuyen nghi cua dong nghiep truoc khi phan tich ky luong cac thach thuc va yeu cau cu the cua ho. Phuong phap nay dan den su phu hop kem giua cac giai phap va nhu cau, yeu cau tuy chinh rong rai va cuoi cung la cac trien khai that bai.
Do phuc tap cua tich hop bi danh gia thap mot cach nhat quan. Cac he thong tai chinh khong hoat dong rieng re; chung ket noi voi cac he thong ERP, nen tang ngan hang, he thong HR va nhieu ung dung khac. Cac thach thuc tich hop thuong gay ra tre thoi gian, vuot ngan sach va chuc nang bi anh huong. Cac to chuc thanh cong dau tu manh vao danh gia va lap ke hoach tich hop trong giai doan khoi dong du an.
Chuan bi chat luong du lieu khong day du lam suy yeu cac sang kien phu thuoc vao du lieu chinh xac, nhat quan. Cac ung dung machine learning dac biet nhay cam voi cac van de chat luong du lieu, nhung ngay ca tu dong hoa co ban cung that bai khi du lieu co so khong nhat quan, khong day du hoac khong chinh xac. Cac to chuc thuong phat hien cac van de chat luong du lieu muon trong qua trinh trien khai, doi hoi khac phuc ton kem lam cham su hien thuc hoa loi ich.
Ky vong ve thoi gian khong thuc te tao ra ap luc du an dan den viec cat giam trong kiem tra, dao tao va quan ly thay doi. Cac sang kien chuyen doi tai chinh thuong yeu cau 12-24 thang cho pham vi toan dien; cac to chuc co gang nen cac thoi gian nay thuong hy sinh cac yeu to can thiet cho thanh cong. Dat ky vong thuc te voi cac ben lien quan tu dau cho phep dau tu dung dan vao tat ca cac yeu to thanh cong.
Khung ROI va Tieu chuan
Xay dung mot truong hop kinh doanh dang tin cay cho chuyen doi so tai chinh doi hoi phan tich co he thong ve chi phi, loi ich va thoi gian. Nghien cuu cua chung toi cung cap cac tieu chuan co the thong tin cho viec lap ke hoach cho cac to chuc ASEAN.
Cac danh muc chi phi cho cac sang kien Finance DX thuong bao gom cap phep phan mem (30-40% tong dau tu), dich vu trien khai (25-35%), quan ly thay doi va dao tao (15-25%), va co so ha tang va tich hop (10-20%). Cac to chuc dau tu thieu vao cac danh muc quan ly thay doi va dao tao thuong khong dat duoc cac loi ich du kien mac du cac trien khai ky thuat thanh cong.
Luong hoa loi ich nen bao gom ca tiet kiem cung va cai thien nang suat. Tiet kiem cung bao gom giam chi phi truc tiep nhu giam so nhan vien, chi phi xu ly giao dich thap hon va giam chi phi lien quan den loi. Cai thien nang suat nam bat nang luc duoc giai phong cho cong viec gia tri cao hon, co the khong giam so nhan vien nhung cho phep tang truong ma khong can them nhan vien ty le. Cac nghien cuu tinh huong cua chung toi chung minh rang loi ich nang suat thuong vuot qua tiet kiem cung ve tong gia tri.
Cac tieu chuan thoi gian hoan von thay doi theo loai giai phap. AP automation thuong dat hoan von trong 8-12 thang do thoi gian trien khai nhanh va tiet kiem xu ly giao dich ngay lap tuc. Quan ly chi phi theo sau o muc 12-18 thang. Tang toc dong so cuoi thang va quan ly ngan quy thuong yeu cau 18-24 thang de hoan von day du do thoi gian trien khai dai hon va loi ich tich luy theo thoi gian. Cac sang kien lap ke hoach duoc ho tro boi AI co thoi gian hoan von dai nhat o muc 24-36 thang, phan anh thoi gian can thiet cho dao tao va tinh chinh mo hinh.
Cac chi phi an thuong bao gom du phong thoi gian keo dai (lap ke hoach cho 20-30% bo dem lich trinh), gian doan to chuc trong cac giai doan chuyen doi, giam nang suat tam thoi trong cac duong cong hoc tap va cac yeu cau ho tro va bao tri lien tuc. Cac loi ich an bao gom cai thien tu the kiem toan va tuan thu, quan he nha cung cap va nhan vien tot hon, ra quyet dinh duoc nang cao tu truy cap du lieu duoc cai thien va giam rui ro nhan su chu chot thong qua cac quy trinh duoc ghi chep, tu dong hoa.
Xay dung truong hop kinh doanh nen ket hop phan tich do nhay cho thay ket qua theo cac kich ban lac quan, du kien va than trong. Nghien cuu cua chung toi cho thay cac kich ban than trong thuong gia dinh 50% loi ich du kien voi 130% chi phi du kien, trong khi cac kich ban lac quan gia dinh 120% loi ich voi 90% chi phi. Cac to chuc nen dam bao ROI duong ngay ca theo cac gia dinh than trong truoc khi tien hanh.
Bat dau: Khuyen nghi Thuc tien
Cho cac nha lanh dao tai chinh dang xem xet cac sang kien chuyen doi so, chung toi dua ra cac khuyen nghi thuc tien sau day dua tren nghien cuu va phan tich nghien cuu tinh huong cua chung toi.
Bat dau voi danh gia toan dien cac quy trinh trang thai hien tai, diem dau va co hoi. Danh gia nay nen thu hut nhan vien tai chinh o tat ca cac cap, nam bat ca uu tien dieu hanh va cac thach thuc van hanh tuyen dau. Ghi chep cac so lieu quy trinh hien tai bao gom thoi gian chu ky, ty le loi, chi phi moi giao dich va diem hai long cua nhan vien de thiet lap cac duong co so cho viec do luong thanh cong chuyen doi.
Uu tien cac sang kien dua tren tiem nang gia tri, do phuc tap trien khai va muc do san sang cua to chuc. Cac sang kien gia tri cao, do phuc tap thap hon nhu AP automation hoac quan ly chi phi thuong cung cap cac diem khoi dau tuyet voi, xay dung kha nang chuyen doi va uy tin truoc khi giai quyet cac thach thuc phuc tap hon. Xem xet su phu thuoc giua cac sang kien; vi du, chuyen doi ngan quy huong loi dang ke tu AP automation hoan thanh cung cap cac dau vao du bao tien mat chinh xac hon.
Danh gia nha cung cap nen uu tien su phu hop hon la tinh nang. Giai phap giau tinh nang nhat hiem khi la lua chon tot nhat; thay vao do, tap trung vao cac giai phap phu hop voi cac yeu cau cu the cua ban, tich hop hieu qua voi cac he thong hien co cua ban va den tu cac nha cung cap co su hien dien manh me tai ASEAN va kha nang ho tro. Kiem tra tham chieu voi cac to chuc tuong tu trong khu vuc cung cap nhung hieu biet quy gia vuot ra ngoai cac trinh dien cua nha cung cap.
Lua chon du an thi diem nen can bang tiem nang hoc tap voi xac suat thanh cong. Chon mot pham vi du lon de co y nghia nhung du nho de co the quan ly duoc. Cac thi diem ly tuong lien quan den cac quy trinh co diem dau ro rang, cac ben lien quan tham gia va du lieu tuong doi sach. Thanh cong trong thi diem xay dung uy tin va ho tro to chuc can thiet cho viec trien khai rong hon.
Cac chien luoc mo rong nen giai quyet ca hai khia canh ky thuat va to chuc. Mo rong ky thuat lien quan den viec mo rong cac giai phap den cac quy trinh, phap nhan hoac dia ly bo sung. Mo rong to chuc lien quan den viec xay dung nang luc noi bo de quan ly, toi uu hoa va lien tuc cai thien cac quy trinh tu dong. Ca hai khia canh deu yeu cau su chu y co chu dich; mo rong ky thuat ma khong mo rong to chuc dan den cac trien khai mong manh khong mang lai gia tri ben vung.
Hanh trinh chuyen doi so tai chinh khong don gian cung khong nhanh chong, nhung cac nghien cuu tinh huong trong bao cao nay chung minh rang cac to chuc san sang dau tu phu hop vao cong nghe, thiet ke lai quy trinh va quan ly thay doi co the dat duoc ket qua dang chu y. Dieu quan trong la tiep can chuyen doi nhu mot sang kien kinh doanh toan dien thay vi mot du an cong nghe, voi cam ket dieu hanh lien tuc va ky vong thuc te ve thoi gian va dau tu can thiet cho thanh cong.
