ซัพพลายเออร์รายใหญ่ที่สุดของคุณเพิ่งส่งสัญญาฉบับใหม่มา ซ่อนอยู่ในรายละเอียดคือการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ: พวกเขากำลังเปลี่ยนจากเงื่อนไขการชำระเงิน Net 60 เป็น Net 30 ความแตกต่าง 30 วันนี้อาจดูเล็กน้อยบนกระดาษ แต่สำหรับธุรกิจของคุณ หมายความว่าต้องหาเงินทุนหมุนเวียนเพิ่มเติม 150,000 ดอลลาร์ทุกเดือน สถานการณ์นี้เกิดขึ้นในธุรกิจทั่วโลก แต่เงื่อนไขการชำระเงินยังคงเป็นหนึ่งในแง่มุมที่เข้าใจผิดมากที่สุดของความสัมพันธ์กับผู้ขาย
เงื่อนไขการชำระเงินเป็นสถาปนิกที่เงียบของกระแสเงินสด พวกมันกำหนดว่าเงินจะออกจากบัญชีของคุณเมื่อไหร่ ต้องการเงินทุนหมุนเวียนเท่าไหร่ และท้ายที่สุด ธุรกิจของคุณจะรักษาความยืดหยุ่นทางการเงินได้มากแค่ไหน การเข้าใจเงื่อนไขเหล่านี้—และรู้วิธีการเจรจา—สามารถหมายถึงความแตกต่างระหว่างการดำเนินงานที่สะดวกสบายและปัญหาเงินสดอย่างต่อเนื่อง
ทำความเข้าใจเงื่อนไขการชำระเงิน: คู่มือฉบับสมบูรณ์
เงื่อนไขการชำระเงินกำหนดว่าการชำระเงินครบกำหนดเมื่อไหร่หลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการ แม้จะปรากฏเป็นตัวย่อง่ายๆ บนใบแจ้งหนี้ แต่แต่ละเงื่อนไขมีผลกระทบเฉพาะต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
อธิบายเงื่อนไข Net
"Net" ในเงื่อนไขการชำระเงินหมายถึงจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระภายในจำนวนวันที่กำหนด ตัวเลขหลัง "Net" ระบุกำหนดชำระจากวันที่ใบแจ้งหนี้
Net 30 เป็นเงื่อนไขการชำระเงินที่พบบ่อยที่สุดในธุรกรรมทางธุรกิจ การชำระเงินครบกำหนดภายใน 30 วันนับจากวันที่ใบแจ้งหนี้ เงื่อนไขนี้สร้างสมดุลระหว่างความต้องการของผู้ซื้อในการดำเนินการใบแจ้งหนี้และจัดเตรียมการชำระเงินกับความต้องการของผู้ขายในการเก็บเงินสดทันเวลา
Net 60 ขยายกรอบเวลาการชำระเงินเป็น 60 วัน ให้ผู้ซื้อมีเวลาเพิ่มเติมในการแปลงสินค้าคงคลังเป็นการขายหรือเก็บเงินจากลูกค้าของตนเองก่อนที่จะถึงกำหนดชำระ เงื่อนไขนี้พบบ่อยในอุตสาหกรรมที่มีวงจรการขายยาวกว่าหรือที่ผู้ซื้อมีอำนาจการเจรจาสูง
Net 90 และมากกว่านั้นพบน้อยกว่าแต่มีอยู่ในบางอุตสาหกรรม โดยเฉพาะสำหรับผู้ค้าปลีกรายใหญ่ที่จัดการกับสินค้าคงคลังตามฤดูกาลหรือในการค้าระหว่างประเทศที่มีระยะเวลาโลจิสติกส์ยาวกว่า
เงื่อนไขส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า
ส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าจูงใจให้ชำระเร็วขึ้นโดยเสนอส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์สำหรับการชำระก่อนวันครบกำหนดมาตรฐาน เงื่อนไขเหล่านี้เขียนในรูปแบบเฉพาะ:
2/10 Net 30 หมายความว่าส่วนลด 2% มีให้หากชำระภายใน 10 วัน มิฉะนั้นจำนวนเต็มจะครบกำหนดใน 30 วัน เงื่อนไขทั่วไปนี้มีผลตอบแทนรายปีมากกว่า 36%—ทำให้เกือบทุกครั้งคุ้มค่าสำหรับผู้ซื้อที่มีเงินสด
1/10 Net 60 เสนอส่วนลด 1% สำหรับการชำระภายใน 10 วัน โดยจำนวนเต็มครบกำหนดใน 60 วัน ระยะเวลามาตรฐานที่ยาวกว่าพร้อมส่วนลดที่น้อยกว่าสะท้อนสถานการณ์ที่ระยะเวลาการชำระเงินที่ขยายออกไปเป็นบรรทัดฐาน
โครงสร้างการชำระเงินอื่นๆ
CIA (เงินสดล่วงหน้า) ต้องการการชำระก่อนจัดส่งสินค้า นี่ปกป้องผู้ขายแต่สร้างภาระให้ผู้ซื้อด้วยข้อกำหนดเงินทุนล่วงหน้า
COD (เก็บเงินปลายทาง) ต้องการการชำระเมื่อสินค้ามาถึง นี่แบ่งความเสี่ยงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย
EOM (สิ้นเดือน) กำหนดการชำระครบกำหนดที่สิ้นเดือนถัดจากใบแจ้งหนี้ Net 30 EOM หมายความว่าการชำระครบกำหนด 30 วันหลังสิ้นเดือนใบแจ้งหนี้
คณิตศาสตร์กระแสเงินสดของเงื่อนไขการชำระเงิน
เงื่อนไขการชำระเงินส่งผลกระทบโดยตรงต่อวงจรการแปลงเงินสดของคุณ—เวลาระหว่างการจ่ายให้ซัพพลายเออร์และรับการชำระจากลูกค้า การเข้าใจความสัมพันธ์นี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนทางการเงิน
ผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียน
พิจารณาธุรกิจที่มีการซื้อจากผู้ขาย 500,000 ดอลลาร์ต่อเดือน ความแตกต่างระหว่างเงื่อนไข Net 30 และ Net 60 แสดงถึงเงินทุนหมุนเวียน 500,000 ดอลลาร์—เงินที่มีให้ใช้สำหรับการดำเนินงานหรือผูกติดอยู่กับเจ้าหนี้
สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต การคำนวณนี้ยิ่งสำคัญมากขึ้น บริษัทที่ขยายจาก 500,000 เป็น 750,000 ดอลลาร์ในการซื้อรายเดือนภายใต้เงื่อนไข Net 30 ต้องหาเงินทุนหมุนเวียนเพิ่มเติม 250,000 ดอลลาร์ การเติบโตเดียวกันภายใต้เงื่อนไข Net 60 ช่วยให้เงินทุนนั้นอยู่ในธุรกิจนานขึ้น ลดความตึงเครียดทางเงินสดจากการเติบโต
การเพิ่มประสิทธิภาพวงจรการแปลงเงินสด
สถานการณ์ที่เหมาะสมคือเมื่อเงื่อนไขการชำระเงินกับซัพพลายเออร์ยาวกว่าเวลาที่ใช้ในการเก็บเงินจากลูกค้า หากคุณขายในเงื่อนไข Net 30 และซื้อในเงื่อนไข Net 45 คุณจะเก็บเงินได้ก่อนที่ต้องจ่าย—สร้างวงจรเงินทุนด้วยตนเอง
อย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงซับซ้อนกว่า ลูกค้าไม่ได้จ่ายตรงเวลาเสมอ สินค้าคงคลังอยู่ก่อนขาย และค่าใช้จ่ายไม่ได้สอดคล้องกับรายได้อย่างเรียบร้อย เป้าหมายคือการเพิ่มประสิทธิภาพแต่ละองค์ประกอบในขณะที่รักษาความคาดหวังที่เป็นจริง
มาตรฐานอุตสาหกรรม: อะไรเป็นเรื่องปกติในภาคส่วนของคุณ
เงื่อนไขการชำระเงินแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละอุตสาหกรรม สะท้อนถึงโมเดลธุรกิจ พลวัตการแข่งขัน และแนวปฏิบัติทางประวัติศาสตร์ที่แตกต่างกัน
ค้าปลีกและสินค้าอุปโภคบริโภค: ผู้ค้าปลีกรายใหญ่มักสั่งเงื่อนไข Net 60 หรือ Net 90 จากซัพพลายเออร์เนื่องจากอำนาจการซื้อของพวกเขา ผู้ค้าปลีกขนาดเล็กมักดำเนินงานบน Net 30
การผลิต: Net 30 เป็นมาตรฐานสำหรับวัตถุดิบและส่วนประกอบ การซื้ออุปกรณ์ทุนมักเกี่ยวข้องกับการชำระตามความคืบหน้าหรือเงื่อนไขที่ขยายออก
บริการวิชาชีพ: Net 30 เป็นเรื่องปกติ แม้ว่าบางอุตสาหกรรมเช่นบริการทางกฎหมายอาจต้องการเงินมัดจำหรือวงจรการชำระเงินที่เร็วกว่า
การก่อสร้าง: การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้าตามเป้าหมายโครงการเป็นเรื่องปกติ เงื่อนไขการชำระเงินมักอยู่ในช่วง Net 30 ถึง Net 45 โดยมีเงื่อนไขการกักเก็บที่กักเก็บเปอร์เซ็นต์ไว้จนกว่าโครงการจะเสร็จสิ้น
เทคโนโลยีและ SaaS: การชำระล่วงหน้ารายปีกำลังกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นสำหรับการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ สำหรับฮาร์ดแวร์และการซื้อครั้งเดียว Net 30 ยังคงเป็นมาตรฐาน
การเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินที่ดีกว่า
เงื่อนไขการชำระเงินมักสามารถเจรจาได้มากกว่าที่ธุรกิจตระหนัก การเจรจาที่ประสบความสำเร็จต้องเข้าใจสิ่งที่คุณนำมาที่โต๊ะและสิ่งที่จูงใจผู้ขายของคุณ
จุดได้เปรียบในการเจรจา
ปริมาณการซื้อเป็นจุดได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุด ผู้ขายมักเสนอเงื่อนไขที่ขยายออกให้กับลูกค้ารายใหญ่เพราะมูลค่าตลอดอายุการใช้งานช่วยชดเชยต้นทุนเงินทุนหมุนเวียนเพิ่มเติม หากคุณกำลังเติบโตหรือสามารถรวมการซื้อกับผู้ขายน้อยราย ให้ใช้สิ่งนี้เป็นเครื่องมือการเจรจา
ความน่าเชื่อถือในการชำระเงินสำคัญพอๆ กับปริมาณ ลูกค้าขนาดเล็กที่จ่ายตรงเวลาอย่างสม่ำเสมอมักมีค่ามากกว่าลูกค้ารายใหญ่ที่มีรูปแบบการชำระเงินที่คาดเดาไม่ได้ สร้างประวัติการชำระเงินที่เชื่อถือได้ก่อนขอเงื่อนไขที่ขยายออก
ความยาวนานของความสัมพันธ์มีค่า ความสัมพันธ์กับผู้ขายระยะยาวมักมาพร้อมกับผลประโยชน์ที่ไม่เป็นทางการ รวมถึงเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยมากขึ้น อย่าประเมินค่าความภักดีต่ำเกินไป แต่อย่ากลัวที่จะเตือนผู้ขายถึงประวัติศาสตร์ที่คุณมีร่วมกัน
กลยุทธ์การเจรจา
เริ่มต้นด้วยการเข้าใจข้อจำกัดของผู้ขาย พวกเขามีข้อจำกัดด้านเงินทุนหรือไม่? ซัพพลายเออร์ขนาดเล็กอาจประสบปัญหาจริงๆ ในการเสนอเงื่อนไข Net 60 โดยไม่คำนึงถึงความสัมพันธ์ของคุณ พวกเขาขับเคลื่อนด้วยค่าคอมมิชชั่นหรือไม่? พนักงานขายอาจมีความยืดหยุ่นในเงื่อนไขเพื่อปิดดีล
เสนอบางอย่างเป็นการตอบแทน การมุ่งมั่นกับปริมาณที่มากขึ้น สัญญาที่ยาวนานกว่า หรือยอมรับการจัดการชำระเงินอัตโนมัติสามารถช่วยสนับสนุนเงื่อนไขที่ดีกว่าได้ นำเสนอการเจรจาเป็นการปรับความเป็นหุ้นส่วน ไม่ใช่ความต้องการ
เลือกเวลาการร้องขอของคุณอย่างมีกลยุทธ์ ปลายไตรมาสหรือปลายปี เมื่อผู้ขายกำลังผลักดันให้บรรลุเป้าหมาย อาจมีความยืดหยุ่นมากกว่า การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือสถานการณ์การแข่งขันก็สร้างโอกาสเช่นกัน
เศรษฐศาสตร์ของส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า
ส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษเพราะพวกมันแสดงถึงหนึ่งในการใช้เงินสดที่มีผลตอบแทนสูงที่สุด
การคำนวณมูลค่าที่แท้จริง
สูตรสำหรับผลตอบแทนรายปีจากส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าคือ: (เปอร์เซ็นต์ส่วนลด / (100 - เปอร์เซ็นต์ส่วนลด)) × (365 / (วันมาตรฐาน - วันส่วนลด))
สำหรับ 2/10 Net 30: (2/98) × (365/20) = ผลตอบแทนรายปี 37.2%
การคำนวณนี้แสดงให้เห็นว่าทำไมการรับส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าจึงเกือบทุกครั้งสมเหตุสมผลทางการเงิน ยกเว้นว่าธุรกิจของคุณได้รับผลตอบแทนเกิน 37% จากเงินทุนที่ใช้ คุณควรรับส่วนลด 2/10 Net 30 เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้
เมื่อไหร่ควรข้ามส่วนลด
มีสถานการณ์จำกัดที่การข้ามส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าสมเหตุสมผล หากการรับส่วนลดจะต้องใช้การกู้ยืมระยะสั้นที่มีราคาแพงในอัตราที่เกินผลตอบแทนรายปีของส่วนลด คณิตศาสตร์ไม่ได้ผล หากต้องการเงินสดสำหรับโอกาสที่มีผลตอบแทนสูงกว่า (หายาก) การรักษาสภาพคล่องอาจมีค่ามากกว่า
การชำระเงินล่าช้า: ผลที่ตามมาและข้อพิจารณา
ในขณะที่การขยายการชำระเงินเกินเงื่อนไขที่ตกลงอาจดูเหมือนการจัดหาเงินฟรี ต้นทุนที่ซ่อนอยู่มักมากกว่าผลประโยชน์
ต้นทุนโดยตรง
ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าโดยทั่วไปอยู่ในช่วง 1-2% ต่อเดือนสำหรับจำนวนที่เกินกำหนด บางสัญญามีข้อกำหนดบทลงโทษที่เพิ่มขึ้นตามระยะเวลาความล่าช้า ต้นทุนโดยตรงเหล่านี้เกินผลประโยชน์ของการถือเงินสดอย่างรวดเร็ว
ความเสียหายต่อความสัมพันธ์
การชำระเงินล่าช้าเรื้อรังทำลายความสัมพันธ์กับผู้ขายในทางที่อาจไม่เห็นได้ทันที คุณอาจสูญเสียการจัดสรรสินค้าเมื่อมีการขาดแคลน พลาดการเข้าถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือพบว่าผู้ขายเต็มใจน้อยลงที่จะรองรับคำขอพิเศษ ในกรณีสุดโต่ง ผู้ขายอาจปฏิเสธที่จะดำเนินความสัมพันธ์ต่อไปโดยสิ้นเชิง
ผลกระทบต่อเครดิต
หน่วยงานรายงานเครดิตธุรกิจติดตามพฤติกรรมการชำระเงิน การชำระเงินล่าช้าอย่างสม่ำเสมอส่งผลต่อคะแนนเครดิตของบริษัท อาจเพิ่มต้นทุนการกู้ยืมและลดการเข้าถึงการจัดหาเงินทุนเมื่อคุณต้องการมากที่สุด
การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายหลายราย
ธุรกิจส่วนใหญ่ทำงานกับผู้ขายหลายสิบหรือหลายร้อยราย แต่ละรายมีเงื่อนไขการชำระเงินที่อาจแตกต่างกัน การจัดการความซับซ้อนนี้ต้องการแนวทางที่เป็นระบบ
การติดตามเงื่อนไขการชำระเงิน
รักษาฐานข้อมูลผู้ขายหลักที่รวมเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับแต่ละซัพพลายเออร์ นี่ช่วยให้การพยากรณ์กระแสเงินสดแม่นยำและป้องกันความประหลาดใจ เครื่องมือ AP automation สมัยใหม่สามารถจับเงื่อนไขจากใบแจ้งหนี้และติดตามโดยอัตโนมัติ
การตั้งเวลาการชำระเงินเชิงกลยุทธ์
ผู้ขายทุกรายไม่เท่าเทียมกัน พิจารณาจัดหมวดหมู่ผู้ขายตามความสำคัญเชิงกลยุทธ์และความยืดหยุ่นของเงื่อนไขการชำระเงิน ซัพพลายเออร์ที่สำคัญที่มีทางเลือกจำกัดสมควรได้รับความสนใจในการชำระเงินเป็นลำดับแรก ซัพพลายเออร์สินค้าโภคภัณฑ์ที่มีทางเลือกมากมายอาจเสนอพื้นที่การเจรจามากกว่า
การชำระเงินแบบรวม
หลายบริษัทดำเนินวงจรการชำระเงินรายสัปดาห์ ประมวลผลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ครบกำหนดในสัปดาห์ถัดไปในชุดเดียว นี่ลดต้นทุนการประมวลผลในขณะที่รับประกันการชำระเงินตรงเวลา บางองค์กรดำเนินวงจรรายสัปดาห์หลายรอบ—หนึ่งสำหรับผู้ขายเชิงกลยุทธ์และส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า อีกหนึ่งสำหรับการชำระเงินมาตรฐาน
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเงื่อนไขการชำระเงิน
การจัดการเงื่อนไขการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพรวมนโยบาย กระบวนการ และเทคโนโลยี
กำหนดเงื่อนไขมาตรฐาน เป็นจุดเริ่มต้นการเจรจาของคุณ รู้ว่าคุณต้องการบรรลุเงื่อนไขอะไรและขั้นต่ำที่คุณจะยอมรับ การมีนโยบายที่ชัดเจนป้องกันการตัดสินใจเฉพาะกิจที่อาจไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางการเงินโดยรวม
ทบทวนเงื่อนไขประจำปี เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตและความสัมพันธ์ลึกซึ้งขึ้น เงื่อนไขที่เคยเหมาะสมอาจไม่สะท้อนมูลค่าของคุณในฐานะลูกค้าอีกต่อไป สร้างการทบทวนเงื่อนไขในการประเมินผู้ขายประจำปี
จับคู่เงื่อนไขกับกระแสเงินสด จัดเวลาการชำระเงินให้สอดคล้องกับวงจรรายได้ของคุณเท่าที่เป็นไปได้ หากลูกค้าของคุณจ่ายรายเดือน พยายามจัดการชำระเงินผู้ขายหลักให้ตรงกับหลังวันที่เก็บเงินเหล่านั้น
ทำให้เป็นอัตโนมัติเท่าที่เป็นไปได้ แพลตฟอร์ม AP สมัยใหม่สามารถจับเงื่อนไขการชำระเงินโดยอัตโนมัติ แจ้งเตือนโอกาสส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า และตั้งเวลาการชำระเงินอย่างเหมาะสม การลงทุนในระบบอัตโนมัติมักคุ้มค่าผ่านส่วนลดที่ได้และค่าธรรมเนียมล่าช้าที่ลดลง
รักษาการสื่อสาร หากข้อจำกัดกระแสเงินสดจะทำให้การชำระเงินล่าช้า การสื่อสารเชิงรุกกับผู้ขายจะรักษาความสัมพันธ์ได้ดีกว่าความเงียบ ผู้ขายส่วนใหญ่ชื่นชมความโปร่งใสและจะทำงานร่วมกับคุณผ่านความยากลำบากชั่วคราว
มองไปข้างหน้า: เงื่อนไขการชำระเงินในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลง
ภูมิทัศน์ของเงื่อนไขการชำระเงินยังคงวิวัฒนาการ โปรแกรม Supply Chain Finance ช่วยให้ผู้ซื้อขยายเงื่อนไขการชำระเงินในขณะที่ซัพพลายเออร์ได้รับการชำระเงินล่วงหน้าผ่านการจัดหาเงินทุนจากบุคคลที่สาม แพลตฟอร์ม Dynamic Discounting สร้างตลาดที่ซัพพลายเออร์สามารถเสนอส่วนลดแบบเลื่อนขั้นตามการรับชำระเงินล่วงหน้า
นวัตกรรมเหล่านี้สร้างโอกาสสำหรับธุรกิจที่รับทราบข้อมูลและปรับตัวได้ หลักการพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม: เข้าใจวงจรเงินสดของคุณ เจรจาอย่างรอบคอบ รักษาคำมั่นสัญญา และเพิ่มประสิทธิภาพแนวทางของคุณอย่างต่อเนื่อง
เงื่อนไขการชำระเงินอาจดูเหมือนรายละเอียดสัญญาเล็กน้อย แต่ผลกระทบสะสมต่อธุรกิจของคุณมีมาก ทุกวันของเวลาการชำระเงิน ทุกจุดเปอร์เซ็นต์ของส่วนลด และทุกความสัมพันธ์กับผู้ขายส่งผลต่อกำไรของคุณ การเชี่ยวชาญรายละเอียดเหล่านี้เป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับการจัดการทางการเงิน—และเป็นสิ่งที่ส่งมอบผลตอบแทนอย่างต่อเนื่องให้กับธุรกิจที่ลงทุนในการเข้าใจอย่างเต็มที่
