การกระทบยอดบัตรองค์กร: คู่มือฉบับสมบูรณ์

วันสุดท้ายของเดือน กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยรายงานค่าใช้จ่าย โต๊ะทำงานจมอยู่ใต้กองใบเสร็จที่ขยำยับ และใบแจ้งยอดบัตรองค์กรเพิ่งมาถึงพร้อมธุรกรรม 847 รายการที่ต้องจับคู่ ลงรหัส และกระทบยอดก่อนปิดบัญชี ฟังดูคุ้นเคยไหม? การกระทบยอดบัตรองค์กรยังคงเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลามากที่สุดและมีโอกาสผิดพลาดสูงในด้านการเงิน แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรายงานทางการเงินที่ถูกต้องและการป้องกันการฉ้อโกง คู่มือนี้จะเปลี่ยนกระบวนการกระทบยอดของคุณจากฝันร้ายประจำเดือนให้กลายเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

การกระทบยอดบัตรองค์กรคืออะไร?

การกระทบยอดบัตรองค์กรคือกระบวนการที่เป็นระบบในการตรวจสอบว่าธุรกรรมทั้งหมดที่ทำผ่านบัตรเครดิตที่บริษัทออกให้นั้นถูกต้องตามกฎหมาย มีเอกสารประกอบอย่างเหมาะสม จัดหมวดหมู่ถูกต้อง และสะท้อนในบันทึกบัญชีอย่างแม่นยำ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการจับคู่ธุรกรรมในใบแจ้งยอดกับใบเสร็จ รายงานค่าใช้จ่าย และเอกสารสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ใช้จ่ายไปตรงกับสิ่งที่บันทึกในบัญชีแยกประเภท

ต่างจากการจัดการบัตรเครดิตส่วนบุคคลที่คุณอาจเพียงแค่ตรวจสอบใบแจ้งยอดเดือนละครั้ง การกระทบยอดบัตรองค์กรทำหน้าที่หลายประการที่สำคัญ: ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ป้องกันการฉ้อโกงและการใช้ในทางที่ผิด รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี รักษาเส้นทางการตรวจสอบ และให้ข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับการรายงานทางการเงินและการจัดทำงบประมาณ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับทุกแผนกที่ใช้บัตรองค์กร ตั้งแต่ทีมขายที่จองมื้อเย็นกับลูกค้าไปจนถึงแผนก IT ที่ซื้อการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์

กระบวนการกระทบยอดทีละขั้นตอน

การกระทบยอดบัตรองค์กรที่มีประสิทธิภาพดำเนินตามขั้นตอนการทำงานที่มีโครงสร้างซึ่งเริ่มต้นตั้งแต่ช่วงเวลาที่ธุรกรรมเกิดขึ้นและสิ้นสุดเมื่อใบแจ้งยอดถูกกระทบยอดอย่างสมบูรณ์กับระบบบัญชีของคุณ นี่คือกระบวนการทั้งหมดที่แบ่งออกเป็นระยะที่จัดการได้

ระยะที่หนึ่งคือการบันทึกธุรกรรม เมื่อพนักงานทำการซื้อ เครือข่ายบัตรจะประมวลผลธุรกรรมและส่งข้อมูลเบื้องต้นไปยังผู้ออกบัตร โปรแกรมบัตรองค์กรสมัยใหม่ให้ฟีดธุรกรรมแบบเรียลไทม์ ทำให้ทีมการเงินเห็นการซื้อภายในไม่กี่ชั่วโมงหรือแม้แต่ไม่กี่นาที การมองเห็นล่วงหน้านี้มีความสำคัญในการจับปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องใหญ่

ระยะที่สองเกี่ยวข้องกับการเก็บใบเสร็จ ธุรกรรมแต่ละรายการต้องมีเอกสารสนับสนุนที่พิสูจน์วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ผู้ขาย จำนวนเงิน และวันที่ โดยเดิมทีหมายถึงการเก็บใบเสร็จกระดาษ แต่การจับใบเสร็จแบบดิจิทัลผ่านแอปมือถือได้ปฏิวัติขั้นตอนนี้ กุญแจสำคัญคือการจับใบเสร็จให้ใกล้เคียงกับเวลาทำธุรกรรมมากที่สุด เมื่อรายละเอียดยังสดใหม่และใบเสร็จยังไม่หาย

ระยะที่สามคือการจัดหมวดหมู่และลงรหัส ทุกธุรกรรมต้องถูกกำหนดให้กับบัญชีแยกประเภท ศูนย์ต้นทุน แผนก และรหัสโครงการที่เหมาะสม สิ่งนี้กำหนดว่าค่าใช้จ่ายจะปรากฏในรายงานทางการเงินอย่างไรและงบประมาณใดจะได้รับผลกระทบ การลงรหัสที่ถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการวิเคราะห์ทางการเงินที่มีความหมาย

ระยะที่สี่ครอบคลุมขั้นตอนการอนุมัติ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท ธุรกรรมอาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการที่เกินเกณฑ์บางอย่างหรืออยู่ในหมวดหมู่ที่ละเอียดอ่อน ขั้นตอนการอนุมัติเหล่านี้รับประกันการกำกับดูแลที่เหมาะสมในขณะที่รักษาความรับผิดชอบ

ระยะที่ห้าคือการกระทบยอดใบแจ้งยอด เมื่อใบแจ้งยอดรายเดือนมาถึง ทุกธุรกรรมต้องได้รับการตรวจสอบกับบันทึกภายในของคุณ การตรวจสอบขั้นสุดท้ายนี้รับประกันว่าไม่มีอะไรถูกพลาด ซ้ำซ้อน หรือประมวลผลไม่ถูกต้องก่อนที่งวดจะปิด

การจับคู่ธุรกรรมกับใบเสร็จ

การจับคู่ธุรกรรมกับใบเสร็จเป็นหัวใจของการกระทบยอดบัตรองค์กร และมักเป็นจุดที่เกิดปัญหา ความท้าทายอยู่ที่การเชื่อมต่อแต่ละรายการในใบแจ้งยอดบัตรกับใบเสร็จที่สอดคล้องกันและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดตรงกันอย่างสมบูรณ์

เริ่มต้นด้วยการเปรียบเทียบจำนวนเงินธุรกรรมในใบแจ้งยอดกับยอดรวมในใบเสร็จ โปรดทราบว่าจำนวนเงินอาจแตกต่างกันเนื่องจากทิปที่เพิ่มหลังจากการเรียกเก็บเงินครั้งแรก ค่าธรรมเนียมการแปลงสกุลเงิน หรือการอนุมัติที่ค้างอยู่ซึ่งตัดบัญชีในจำนวนที่แตกต่างกัน ร้านอาหารมักยุ่งยากเป็นพิเศษเพราะการอนุมัติครั้งแรกมักไม่รวมทิป

ชื่อร้านค้าในใบแจ้งยอดมักไม่ตรงกับชื่อธุรกิจในใบเสร็จ ร้านอาหารอาจแสดงเป็นชื่อบริษัทแม่ ร้านค้าปลีกอาจแสดงเป็นบริษัทประมวลผล หรือการซื้อต่างประเทศอาจแสดงชื่อร้านค้าที่แปลหรือย่อ การสร้างแผนที่ชื่อร้านค้าเมื่อเวลาผ่านไปช่วยเร่งการจับคู่ในอนาคต

ความคลาดเคลื่อนของวันที่เป็นเรื่องปกติกับบัตรองค์กร การซื้อที่ทำในเย็นวันศุกร์อาจไม่แสดงจนถึงวันจันทร์ ธุรกรรมต่างประเทศอาจใช้เวลาหลายวันในการผ่านรายการ โรงแรมและรถเช่ามักแสดงวันที่เช็คเอาท์หรือคืนรถแทนที่จะเป็นวันที่จอง การเข้าใจความแตกต่างของเวลาเหล่านี้ป้องกันการแจ้งเตือนเท็จระหว่างการกระทบยอด

การจัดการใบเสร็จที่หายไป

ใบเสร็จที่หายไปเป็นความจริงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของโปรแกรมบัตรองค์กร แต่วิธีที่คุณจัดการกำหนดความพร้อมในการตรวจสอบและสถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ ทุกองค์กรต้องการนโยบายที่ชัดเจนในการจัดการช่องว่างของใบเสร็จ

ประการแรก กำหนดเกณฑ์ที่ไม่ต้องใช้ใบเสร็จ บริษัทหลายแห่งตั้งไว้ที่ 25 หรือ 50 ดอลลาร์ โดยตระหนักว่าต้นทุนการบริหารของการติดตามใบเสร็จเกินความเสี่ยง อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าหน่วยงานภาษีอาจมีข้อกำหนดของตนเองโดยไม่คำนึงถึงนโยบายภายในของคุณ

สำหรับใบเสร็จที่หายไปที่เกินเกณฑ์ ให้นำกระบวนการหนังสือรับรองใบเสร็จที่หายไปมาใช้ ผู้ถือบัตรลงนามในคำแถลงยืนยันวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ จำนวนเงินโดยประมาณ และเหตุผลที่ใบเสร็จไม่พร้อมใช้งาน แม้ไม่ใช่อุดมคติ แต่สร้างเส้นทางเอกสารที่แสดงความระมัดระวังอย่างเหมาะสม

ติดตามรูปแบบใบเสร็จที่หายไปตามพนักงาน การทำใบเสร็จหายเป็นครั้งคราวเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ แต่การขาดเอกสารอย่างต่อเนื่องบ่งบอกถึงปัญหาในกระบวนการหรือการละเมิดนโยบายที่อาจเกิดขึ้น บางบริษัทนำผลที่ตามมาแบบขั้นบันไดมาใช้สำหรับผู้กระทำผิดซ้ำ ตั้งแต่การอบรมเพิ่มเติมไปจนถึงการระงับบัตรชั่วคราว

ใช้ประโยชน์จากบริการดึงใบเสร็จดิจิทัล ผู้ขายหลายรายสามารถให้ใบเสร็จซ้ำ โดยเฉพาะสายการบิน โรงแรม และผู้ค้าปลีกรายใหญ่ ใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งทางอีเมลมักกู้คืนได้แม้หลังจากสูญเสียสำเนากระดาษ การทำให้การกู้คืนใบเสร็จเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการมาตรฐานช่วยประหยัดเวลานับไม่ถ้วนในการติดต่อกลับกับพนักงาน

การแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวและธุรกิจ

ธุรกรรมแบบผสมนำเสนอความท้าทายในการกระทบยอดที่ไม่เหมือนใคร ไม่ว่าจะโดยไม่ตั้งใจหรือตั้งใจ ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลในบัตรองค์กรต้องได้รับการระบุและจัดการอย่างเหมาะสมเพื่อรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงความซับซ้อนทางภาษี

นโยบายการใช้บัตรที่ชัดเจนเป็นรากฐาน พนักงานควรเข้าใจอย่างแน่ชัดว่าอะไรคือการใช้บัตรองค์กรที่ยอมรับได้ บางบริษัทอนุญาตให้มีค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลเล็กน้อยพร้อมการชดใช้โดยเร็ว ในขณะที่บริษัทอื่นห้ามการใช้ส่วนบุคคลอย่างเคร่งครัด ไม่ว่านโยบายของคุณจะเป็นอย่างไร สื่อสารอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอ

นำกลไกการแจ้งค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลมาใช้ เมื่อพนักงานส่งรายงานค่าใช้จ่าย พวกเขาควรมีวิธีที่ชัดเจนในการทำเครื่องหมายธุรกรรมว่าเป็นส่วนบุคคลและเริ่มกระบวนการชำระคืน ระบบการรายงานตนเองนี้จับปัญหาการใช้แบบผสมส่วนใหญ่ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาการกระทบยอด

ระวังสัญญาณเตือนในรูปแบบธุรกรรม การเรียกเก็บเงินในวันหยุดสุดสัปดาห์ที่สถานที่บันเทิง การซื้อในสถานที่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ หรือรูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติอาจบ่งชี้การใช้ส่วนบุคคล รหัสหมวดหมู่ร้านค้าสามารถช่วยระบุธุรกรรมที่อาจเป็นส่วนบุคคลเพื่อตรวจสอบ

สำหรับค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลที่ระบุได้ ให้มีกระบวนการเก็บเงินที่ชัดเจน ตัวเลือกรวมถึงการหักจากเงินเดือน การชดใช้โดยตรง หรือการหักกลบกับการชดใช้ค่าใช้จ่ายที่บริษัทเป็นหนี้พนักงาน บันทึกการแก้ไขค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลทั้งหมดเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ

การลงรหัส GL และการจัดสรร

การลงรหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ถูกต้องเปลี่ยนข้อมูลธุรกรรมดิบให้เป็นข้อมูลทางการเงินที่มีความหมาย การลงรหัสที่ไม่ดีนำไปสู่รายงานที่ทำให้เข้าใจผิด ความแตกต่างของงบประมาณที่ไม่สะท้อนความเป็นจริง และรายการปรับปรุงการจัดประเภทใหม่ที่ไม่สิ้นสุด

พัฒนาเมทริกซ์หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมซึ่งแมปการซื้อบัตรองค์กรทั่วไปกับบัญชี GL ที่เหมาะสม เอกสารอ้างอิงนี้ควรครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่เครื่องใช้สำนักงานและค่าเดินทางไปจนถึงการสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์และการรับรองลูกค้า ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการลงรหัสค่าใช้จ่ายเข้าถึงได้ง่าย

พิจารณานำกฎการลงรหัสอัตโนมัติตามรหัสหมวดหมู่ร้านค้ามาใช้ MCC สี่หลักที่กำหนดให้กับร้านค้าแต่ละแห่งให้จุดเริ่มต้นสำหรับการจัดหมวดหมู่ ธุรกรรมที่ MCC 5812 (ร้านอาหาร) อาจตั้งค่าเริ่มต้นเป็นบัญชีค่าอาหาร ในขณะที่ MCC 4111 (การขนส่ง) ส่งไปยังค่าเดินทาง ค่าเริ่มต้นเหล่านี้สามารถถูกแทนที่ได้เสมอเมื่อการกำหนดอัตโนมัติไม่ถูกต้อง

อย่าลืมข้อกำหนดการลงรหัสหลายมิติ นอกเหนือจากบัญชีค่าใช้จ่าย ธุรกรรมมักต้องการรหัสศูนย์ต้นทุน แผนก โครงการ หรือลูกค้า สำหรับองค์กรที่ซับซ้อน มิติเพิ่มเติมเหล่านี้มีความจำเป็นสำหรับการวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรและการจัดสรรต้นทุน สร้างข้อกำหนดเหล่านี้ในกระบวนการส่งค่าใช้จ่ายของคุณ

จัดการธุรกรรมแบบแยกอย่างเหมาะสม ใบเสร็จเดียวอาจครอบคลุมหลายหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย มื้อเย็นธุรกิจพร้อมที่จอดรถอาจต้องแบ่งระหว่างอาหารและการขนส่ง กระบวนการกระทบยอดของคุณควรรองรับการแยกเหล่านี้ในขณะที่รักษาลิงก์กลับไปยังใบเสร็จต้นฉบับ

การกระทบยอดใบแจ้งยอด

การกระทบยอดใบแจ้งยอดรายเดือนทำหน้าที่เป็นการตรวจสอบคุณภาพขั้นสุดท้าย จับธุรกรรมใดๆ ที่หลุดผ่านกระบวนการก่อนหน้าและยืนยันความถูกต้องของค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้กับบันทึกของผู้ออกบัตร

เริ่มต้นด้วยการกระทบยอดยอดรวมใบแจ้งยอดกับค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ หากระบบจัดการค่าใช้จ่ายของคุณจับและประมวลผลธุรกรรมทั้งหมดอย่างถูกต้อง ยอดรวมเหล่านี้ควรตรงกัน ความแตกต่างใดๆ บ่งชี้ถึงธุรกรรมที่ขาดหายไป ปัญหาด้านเวลา หรือข้อผิดพลาดที่ต้องการการตรวจสอบ

ตรวจสอบแต่ละธุรกรรมทีละบรรทัดสำหรับความคลาดเคลื่อนขนาดใหญ่หรือโปรแกรมบัตรใหม่ ตรวจสอบว่าจำนวนเงิน วันที่ และร้านค้าตรงกับบันทึกของคุณ แจ้งธุรกรรมใดๆ ที่ปรากฏในใบแจ้งยอดที่ไม่อยู่ในระบบของคุณ ซึ่งอาจเป็นการเรียกเก็บเงินฉ้อโกง การซื้อที่ลืม หรือการสมัครสมาชิกที่เกิดขึ้นซ้ำซึ่งไม่ถูกจับอย่างเหมาะสม

ตรวจสอบเครดิตและการคืนเงินอย่างระมัดระวัง การคืนสินค้าและการคืนเงินควรจับคู่กับการซื้อเดิมเพื่อให้แน่ใจว่ารายงานค่าใช้จ่ายสุทธิถูกต้อง เครดิตที่ไม่ตรงกันอาจบ่งชี้ถึงการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดในการประมวลผลที่ต้องการการตรวจสอบ

บันทึกงานกระทบยอดของคุณ เก็บบันทึกของสิ่งที่ถูกตรวจสอบ ข้อยกเว้นใดๆ ที่พบ วิธีที่พวกเขาถูกแก้ไข และใครเป็นผู้ดำเนินการและอนุมัติการกระทบยอด เอกสารนี้มีความจำเป็นสำหรับทั้งการควบคุมภายในและการตรวจสอบภายนอก

โซลูชันอัตโนมัติและซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์จัดการค่าใช้จ่ายและการกระทบยอดบัตรองค์กรสมัยใหม่ได้เปลี่ยนแปลงสิ่งที่เคยเป็นกระบวนการที่ทำด้วยมือล้วนๆ เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถลดเวลาการกระทบยอดได้มากกว่า 80% ในขณะที่ปรับปรุงความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ฟีดธุรกรรมแบบเรียลไทม์จากโปรแกรมบัตรของคุณขจัดการกระทบยอดตามใบแจ้งยอดทั้งหมด เมื่อธุรกรรมปรากฏในระบบค่าใช้จ่ายของคุณภายในไม่กี่ชั่วโมงของการซื้อ พนักงานสามารถส่งใบเสร็จในขณะที่ธุรกรรมยังสดใหม่ และการเงินสามารถระบุปัญหาได้ทันทีแทนที่จะรอสิ้นเดือน

เทคโนโลยี OCR (การรู้จำตัวอักษรด้วยแสง) ดึงข้อมูลจากภาพใบเสร็จโดยอัตโนมัติ ชื่อผู้ขาย วันที่ จำนวนเงิน รายการ และแม้แต่จำนวนภาษี สิ่งนี้ขจัดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและเปิดใช้งานการจับคู่อัจฉริยะระหว่างใบเสร็จและธุรกรรม

อัลกอริทึมการเรียนรู้ของเครื่องปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไป เรียนรู้รูปแบบค่าใช้จ่ายของบริษัท ผู้ขายที่ชอบ และข้อตกลงการลงรหัส พวกเขาสามารถแนะนำรหัส GL ด้วยความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น แจ้งธุรกรรมที่ผิดปกติเพื่อตรวจสอบ และระบุการส่งซ้ำโดยอัตโนมัติ

การบูรณาการกับ ERP หรือระบบบัญชีของคุณรับประกันว่าค่าใช้จ่ายที่กระทบยอดแล้วไหลตรงไปยังบัญชีแยกประเภทโดยไม่มีรายการด้วยมือ กระบวนการวงจรปิดนี้ขจัดการกระทบยอดระหว่างระบบและให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์ต่อค่าใช้จ่ายค้างรับ

แอปมือถือช่วยให้พนักงานจับใบเสร็จได้ทันที ส่งค่าใช้จ่ายขณะเดินทาง และตอบคำถามข้อยกเว้นไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน สิ่งนี้เร่งวงจรการกระทบยอดทั้งหมดและปรับปรุงอัตราการจับใบเสร็จอย่างมาก

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการกระทบยอดที่มีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากการใช้เครื่องมือที่เหมาะสม แนวปฏิบัติการดำเนินงานบางอย่างแยกกระบวนการกระทบยอดระดับโลกออกจากกระบวนการที่ดิ้นรน นี่คือหลักการที่ขับเคลื่อนความสำเร็จอย่างสม่ำเสมอ

กระทบยอดอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่รายเดือน การรอจนกว่าใบแจ้งยอดปิดสร้างงานค้าง ทำให้การเก็บใบเสร็จยาก และทำให้การระบุปัญหาล่าช้า ย้ายไปวงจรการกระทบยอดแบบเรียลไทม์หรือรายสัปดาห์เพื่อกระจายงานและจับปัญหาเร็ว

กำหนดกำหนดเวลาที่ชัดเจนและบังคับใช้ ตั้งกำหนดเวลาการส่งหลายวันก่อนปิดงวด สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ และดำเนินการตามผลที่ตามมาสำหรับการส่งล่าช้า การเงินไม่สามารถบรรลุกำหนดเวลาปิดได้หากค่าใช้จ่ายไหลเข้ามาอย่างไม่สามารถคาดเดาได้

ฝึกอบรมผู้ถือบัตรอย่างเหมาะสม ปัญหาการกระทบยอดส่วนใหญ่มาจากข้อผิดพลาดของพนักงาน เช่น ใบเสร็จที่หาย ค่าใช้จ่ายที่ลงรหัสผิด และการส่งล่าช้า ลงทุนในการฝึกอบรมล่วงหน้าและการทบทวนเป็นระยะเพื่อป้องกันปัญหาที่แหล่งที่มาแทนที่จะแก้ไขระหว่างการกระทบยอด

ตรวจสอบตัวชี้วัดสำคัญเพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุง ติดตามอัตราการจับใบเสร็จ เวลาเฉลี่ยในการกระทบยอด อัตราข้อยกเว้นตามหมวดหมู่ และความถี่ของใบเสร็จที่หายไป ตัวชี้วัดเหล่านี้ระบุจุดอ่อนของกระบวนการและวัดผลกระทบของการปรับปรุง

ดำเนินการตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่กระทบยอดแล้วเป็นระยะ การตรวจสอบตัวอย่างของการกระทบยอดที่เสร็จสมบูรณ์ช่วยระบุข้อผิดพลาดอย่างเป็นระบบ การละเมิดนโยบาย หรือจุดอ่อนของการควบคุมที่การประมวลผลต่อเนื่องอาจพลาด

ก้าวไปข้างหน้า

การกระทบยอดบัตรองค์กรไม่จำเป็นต้องเป็นอาการปวดหัวรายเดือนอีกต่อไป โดยการนำกระบวนการที่มีโครงสร้างมาใช้ ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ และสร้างนโยบายและความรับผิดชอบที่ชัดเจน ทีมการเงินสามารถเปลี่ยนการกระทบยอดจากภาระที่ใช้เวลานานให้เป็นขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพซึ่งปิดได้อย่างรวดเร็วและให้ข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้

เริ่มต้นด้วยการประเมินกระบวนการกระทบยอดปัจจุบันของคุณ ระบุจุดเจ็บปวดที่ใหญ่ที่สุด ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จที่หายไป ข้อผิดพลาดในการลงรหัส หรือปัญหาการจับคู่ใบแจ้งยอด และจัดลำดับความสำคัญของการปรับปรุงที่แก้ไขความท้าทายเฉพาะเหล่านั้น นำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ทีละขั้น วัดผลลัพธ์ และสร้างจากความสำเร็จ

การลงทุนในการกระทบยอดบัตรองค์กรที่ดีขึ้นให้ผลตอบแทนมากกว่าเวลาที่ประหยัดได้ ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องปรับปรุงการจัดทำงบประมาณและการพยากรณ์ การควบคุมที่แข็งแกร่งป้องกันการฉ้อโกงและการใช้ในทางที่ผิด กระบวนการที่มีประสิทธิภาพให้ทีมการเงินมุ่งเน้นที่การวิเคราะห์แทนที่จะเป็นการป้อนข้อมูล และเส้นทางการตรวจสอบที่สะอาดหมายถึงการตรวจสอบที่ราบรื่นขึ้นพร้อมข้อค้นพบน้อยลง ก้าวแรกสู่ความเป็นเลิศในการกระทบยอดวันนี้